Wie wir bei METRAS künstliche Intelligenz einsetzen

Künstliche Intelligenz (KI) steckt heute in vielen Werkzeugen, mit denen Inhalte entstehen – auch in unseren. Wer Fachinformationen zu Normanforderungen nutzt, hat ein Recht darauf zu wissen, wie sie zustande kommen. Deshalb legen wir hier offen, wo wir KI einsetzen, wo wir es bewusst nicht tun und wer am Ende die Verantwortung trägt.

Warum wir darüber sprechen

Unsere Zielgruppe arbeitet in einem Umfeld, in dem Nachvollziehbarkeit alles ist. Konformitätsbewertungsstellen (KBS) müssen belegen können, wie ein Ergebnis entstanden ist, wer es geprüft hat und auf welcher Grundlage es freigegeben wurde. Genau dieser Maßstab gilt auch für uns, wenn wir Fachinhalte, Leitfäden und Schulungsmaterial erstellen.

Ein Beitrag über Normanforderungen ist kein beliebiger Marketingtext. Er wird gelesen, um daraus Entscheidungen abzuleiten – über ein Verfahren, eine Dokumentenstruktur, eine Schulungsplanung. Ein Fehler darin wandert in Managementsysteme hinein. Wir halten es deshalb für angemessen, unsere Arbeitsweise transparent zu machen, statt sie stillschweigend vorauszusetzen.

Unser Grundsatz: KI arbeitet mit unserem Wissen, nicht an dessen Stelle

Der entscheidende Punkt vorweg: KI liefert bei uns keine Fachaussagen. Sie arbeitet mit Fachaussagen, die aus unserer eigenen Arbeit stammen – aus Auditerfahrung, aus Begutachtungen, aus der Arbeit mit den Normtexten und den Leitfäden der Akkreditierungsstellen.

Praktisch heißt das: Am Anfang steht immer fachlicher Input von unserer Seite. Struktur, Kernaussagen, Beispiele, Abgrenzungen – das kommt aus dem Haus. Die KI hilft dann beim Ausformulieren, beim Strukturieren, beim Aufbereiten für unterschiedliche Formate. Was dabei herauskommt, geht nicht ungeprüft hinaus.

Jeder Inhalt, der unser Haus verlässt, wird von mir persönlich fachlich geprüft und freigegeben. Das gilt für Blogbeiträge, für Webinarunterlagen, für Schulungsmaterial und für die Inhalte im METRAS Portal. Diese Freigabe ist kein Formalakt, sondern die Stelle, an der Fachverantwortung übernommen wird – so, wie es eine Konformitätsbewertungsstelle bei einem Prüfbericht auch tun würde.

Wo wir KI einsetzen

Wir nutzen KI dort, wo sie Routine abnimmt und Geschwindigkeit bringt, ohne die fachliche Substanz zu berühren:

• Recherche und Vorstrukturierung. Quellen sichten, Änderungen in Leitfäden zusammenstellen, Themen vorsortieren. Jede Quelle, auf die wir uns in einem Beitrag stützen, prüfen wir anschließend im Original.
• Textproduktion. Aus geprüften Fachinhalten entstehen Entwürfe für Beiträge, Newsletter und Social-Media-Texte. Der Entwurf ist der Anfang der Arbeit, nicht ihr Ende.
• Aufbereitung in andere Formate. Ein Fachthema für unterschiedliche Zielgruppen und Kanäle nutzbar machen – vom Fachbeitrag bis zum Kursmodul.
• Softwareentwicklung. Unser Entwicklungsteam nutzt KI-gestützte Werkzeuge in der täglichen Arbeit am METRAS Portal, so wie das in der Softwareentwicklung heute üblich ist.

Der KI-Assistent im METRAS Portal

Die für Sie sichtbarste KI-Anwendung ist der KI-Assistent im METRAS Portal. METRAS+ Kunden können ihm jederzeit Fragen zu Normanforderungen, zur Akkreditierung und zur Bedienung des Portals stellen – auch abends und am Wochenende, wenn bei uns niemand ans Telefon geht.

Wichtig ist, woher sein Wissen kommt. Der Assistent antwortet nicht aus allgemeinem Internetwissen, sondern ausschließlich aus einer freigegebenen Wissensbasis: den Anleitungen zum METRAS Portal, den Leitfäden der Akkreditierung Austria, den Leitfäden der EA (European co-operation for Accreditation, dem europäischen Dachverband der Akkreditierungsstellen) und unseren eigenen fachlichen Inhalten wie dem METRAS Bulletin. Was nicht in dieser Wissensbasis steht, beantwortet er nicht.

Dazu kommen vier Regeln, die wir fest verdrahtet haben:

• Jede Antwort nennt ihre Quelle. Sie sehen, auf welches Dokument oder welchen Leitfaden sich der Assistent stützt, und können dort nachlesen.
• Er weist sich als KI-Assistent aus. Niemand soll im Zweifel sein, mit wem er gerade spricht.
• Seine Antworten sind informativ, nicht normativ verbindlich. Eine verbindliche Auslegung für Ihren konkreten Fall geben wir Ihnen persönlich – nicht das Portal.
• Bei individuellen oder sensiblen Fragen übergibt er an einen Menschen. Allgemeine Normfragen und Portal-Navigation beantwortet er selbst; alles, was Ihre konkrete Situation betrifft, gehört ins Gespräch.

Bevor eine Wissensbasis für Sie freigeschaltet wird, prüfen wir sie fachlich. Wir haben den Assistenten außerdem gegen einen eigenen Katalog realer Prüffragen getestet, bevor er in Betrieb ging. Der Ausbau läuft weiter – weitere Normen und weitere Länder kommen schrittweise dazu.

Ein zweites Beispiel: unsere E-Learning-Kurse

Ein Beispiel aus der Produktion statt aus dem Produkt sind unsere zuletzt erstellten E-Learning-Kurse.

Die inhaltliche Grundlage kam vollständig aus unserer eigenen Arbeit: Welche Normpunkte gehören in welches Modul, welche Reihenfolge ist didaktisch sinnvoll, welche Praxisbeispiele treffen die Situation in den Betrieben, welche typischen Missverständnisse müssen angesprochen werden. Diese Struktur und die Kernaussagen haben wir festgelegt, bevor ein einziger Satz geschrieben wurde.

Für die Produktion haben wir dann mit Werkzeugen von OpenAI gearbeitet: beim Ausformulieren der Sprechertexte, beim Vereinheitlichen der Sprache über alle Module hinweg, beim Anpassen der Länge an die geplante Kursdauer. Das hat den Produktionsaufwand deutlich verringert – ehrlicherweise hätten wir in dieser Zeit sonst nur einen Bruchteil der Module fertigstellen können.

Was sich dadurch nicht geändert hat: Jedes Modul ist vor der Veröffentlichung durchgegangen und freigegeben worden. Dabei haben wir korrigiert, präzisiert und an mehreren Stellen Passagen ersetzt, die fachlich zu unscharf waren. Genau dafür ist dieser Schritt da.

Wo wir KI nicht einsetzen

Ebenso wichtig ist die Gegenrichtung. Es gibt Bereiche, in denen wir KI bewusst außen vor lassen:

• Fachliche Bewertung und Normauslegung. Wie eine Normanforderung im konkreten Fall zu verstehen ist, entscheiden wir. Eine KI kennt den Kontext eines Betriebs nicht und kann die Verantwortung für eine Auslegung nicht tragen.
• Auditurteile. Feststellungen in internen Audits, die Bewertung von Nachweisen und die Beurteilung von Korrekturmaßnahmen sind Sache der auditierenden Person.
• Vertrauliche Kundendaten. Unterlagen aus Kundenprojekten – Managementsystemdokumente, Auditunterlagen, Prüfergebnisse – geben wir nicht in öffentlich zugängliche KI-Dienste.
• Beratung im Kundengespräch. Die Empfehlung, die Sie von uns erhalten, kommt von Menschen, die Ihre Situation kennen.

Die Risiken, die wir dabei im Blick behalten

Wir wären unglaubwürdig, wenn wir hier nur vom Nutzen sprechen würden. Drei Risiken beschäftigen uns konkret:

Erfundene Inhalte. KI-Systeme erzeugen Aussagen, die plausibel klingen und trotzdem falsch sind – bis hin zu erfundenen Quellen und Normpunkten. In unserem Feld ist das besonders heikel: Ein falsch zitierter Normabschnitt fällt beim Lesen kaum auf, richtet in einem Managementsystem aber realen Schaden an. Unsere Antwort darauf ist die konsequente Prüfung gegen den Originaltext.

Veraltete Normstände. KI-Modelle arbeiten mit einem Wissensstand, der zwangsläufig in der Vergangenheit liegt. Normen, Leitfäden und Anforderungen der Akkreditierungsstellen ändern sich aber laufend. Aktuelle Stände verifizieren wir immer an der Primärquelle – beim herausgebenden Normungsinstitut oder bei der zuständigen Akkreditierungsstelle.

Vertraulichkeit. Alles, was in ein KI-System eingegeben wird, verlässt in irgendeiner Form das eigene Haus. Deshalb die klare Trennlinie: allgemeine Fachthemen ja, Kundenunterlagen nein.

Was das für Sie bedeutet

Wenn Sie einen Beitrag von uns lesen, ein Kursmodul absolvieren oder eine Vorlage aus dem METRAS Portal verwenden, gilt: Der fachliche Gehalt stammt aus unserer Arbeit, und eine namentlich verantwortliche Person hat ihn freigegeben. Dass bei der Produktion KI-Werkzeuge beteiligt waren, ändert daran nichts – es hat uns lediglich ermöglicht, mehr davon zu produzieren, als wir es sonst geschafft hätten.

Für uns ist das übrigens genau die Frage, die sich in den nächsten Jahren auch in Ihren Häusern stellen wird: nicht ob KI im Arbeitsalltag einer Konformitätsbewertungsstelle vorkommt, sondern wie Sie ihren Einsatz so ordnen, dass Verantwortung, Nachvollziehbarkeit und Vertraulichkeit gewahrt bleiben. Die Bausteine dafür haben Sie bereits: festgelegte Verantwortlichkeiten, dokumentierte Freigaben, geprüfte Quellen, geregelter Umgang mit vertraulichen Informationen. Das sind dieselben Prinzipien, die Ihr Managementsystem ohnehin fordert – angewendet auf ein neues Werkzeug.

Wir halten unsere Vorgehensweise offen, weil wir glauben, dass Vertrauen in einem regulierten Umfeld nur so entsteht. Wenn Sie Fragen dazu haben oder wissen möchten, wie sich KI-Werkzeuge in Ihrem Haus sinnvoll und normkonform einordnen lassen: Sprechen wir darüber.

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