Wie Sie in 8 Schritten ein Qualitätsmanagementsystem aufbauen und Ihr Unternehmen akkreditieren

Folgende 8 Schritte sind für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems notwendig:

1. Projektleiter und Qualitätsmanagementbeauftragten benennen
Eine der wichtigsten Aufgaben ist es, einen geeigneten Projektleiter zu identifizieren und zu benennen. Häufig wird ein Mitarbeiter aus der obersten Leitung zum Projektleiter benannt. Auch der Qualitätsmanagementbeauftragte sollte der Leitungsebene angehören und die notwendigen Kompetenzen aufweisen.

2. Projekt definieren
Das Projekt „Einführung eines Qualitätsmanagementsystems“ sollte in Bezug auf seine Schritte, Abläufe, Termine und Kosten geplant werden. Eine gute Projektplanung unterstützt den Projektleiter bei seiner Arbeit und verhindert, dass Kosten ausufern und Termine nicht eingehalten werden können.

3. Mitarbeiter informieren
Die Mitarbeiter sollten frühzeitig darüber informiert werden, dass Maßnahmen für ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt werden. Ihre Mitarbeit ist dringend notwendig, da sie am besten wissen, wie die Arbeitsabläufe aussehen und wo Verbesserungspotenzial liegt.

4. Ziele festlegen
Ebenfalls zu Beginn des Projektes sollten die Grundzüge der Kundenanforderungen und der internen Anforderungen definiert werden. Die Anforderungen müssen in messbaren Qualitätszielen umgesetzt werden können. Die Kriterien, die dabei festgelegt werden, müssen überprüfbar sein, da nur so messbare Qualitätsziele als Steuerungsinstrumente des Qualitätsmanagementsystems wirksam werden können

5. Qualitätsmanagementelemente festlegen
Ein Erfolg versprechender Weg, ein Qualitätsmanagementsystem effizient zu gestalten, ist es, von den realen Arbeitsprozessen und Aktivitäten im Unternehmen auszugehen, sie dann mit den Anforderungen der gewünschten Norm abzugleichen und dann zu entscheiden, welche dieser Anforderungselemente in welchem Umfang angewandt werden müssen.  Die Anfertigung einer Übersicht mit allen Aktivitäten und Prozessen, mit Einfluss auf die Konformitätsbewertung hilft, um sich einen Überblick zu verschaffen.

6.  Dokumentation zusammenstellen
Die Dokumentation des Managementsystems fasst die zentralen Anforderungen des Qualitätsmanagements zusammen. Dazu zählen Verfahrensanweisungen, mit denen das Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen realisiert ist. Arbeitsanweisungen, Checklisten und Formulare und externe Dokumente ergänzen die Dokumentation des Managementsystems.

7. Interne Audits durchführen
Mit internen Audits lässt sich überprüfen, ob die Verfahrens- und Arbeitsanweisungen tatsächlich so angewandt werden, wie sie dokumentiert wurden und ob sie geeignet sind, um die Qualitätsziele zu erfüllen. Das wichtigste Werkzeug für die Durchführung von internen Audits sind Auditfragelisten, die die Kernpunkte der erforderlichen Norm enthalten. Anhand dieser Auditfragen kann der Auditor beurteilen, ob die Arbeiten so durchgeführt werden wie sie im Qualitätsmanagement vorgesehen sind.

8. Akkreditierung
Ziel einer Akkreditierung ist die Beantwortung der Frage, ob die Prüf- bzw. Inspektionsstelle mit seinen Prozessen, Schnittstellen und Methoden kompetent ist, um die Forderungen der Kunden, aber auch die eigenen Anforderungen zu erfüllen. Begutachter der Akkreditierungsstelle geben dafür in einer regelmäßig wiederkehrenden Überprüfung ein Gutachten über die Leistungsfähigkeit (Kompetenz) der Prüf- bzw. Inspektionsstelle ab.