Wie Sie Ihr QM-System zu einem richtigen Papiertiger machen

Qualität kommt von quälen…

…und das sollten Sie allein schon durch den puren Umfang des Qualitätsmanagementsystems. Und Papiertiger kommt von Papier, da ist es dann auch fast egal, dass im digitalen Zeitalter schon einige auf die digitale Dokumentation ihres Managementsystems umgestiegen sind. Ein großes Qualitätsmanagementsystem digital geführt, nimmt ja auch schön Speicherplatz in Anspruch. Also immer Vollgas geben und das Qualitätsmanagementsystem so richtig schön aufblasen.

Sie können dies aber auch weiter optimieren! Denn selbst wenn Sie alle Dokumente in digitaler Form haben und diese auch für die betreffenden Mitarbeiter verfügbar sind – es spricht absolut nichts dagegen, diese Dokumente trotzdem auch noch mal auszudrucken. Wenn Sie das dann mehrfach tun und die Ordner im ganzen Unternehmen verteilen, dann spielen Sie in der Champions League des Qualitätsmanagements. Denn dann können Sie in regelmäßigen und unregelmäßigen Abständen mit einem Stoß Papier unter dem Arm durchs Unternehmen laufen und alte Dokumente durch neue Dokumente ersetzen.

Die Mitarbeiter brauchen für alles eine Anweisung…

…und die sollen sie dann auch haben. Sie können selbst bei langjährigen Mitarbeitern nicht davon ausgehen, dass diese selbst einfachste Aufgaben korrekt ausführen, wenn es keine dementsprechende Anweisung gibt. Nehmen Sie einfach Prozessanweisungen, Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen oder erfinden sie ein neues Format, um für klare Vorgaben zu sorgen. Nur so können Sie auch wirklich sicherstellen, dass auch wirklich alle Aufgaben wie gewünscht durchgeführt werden. Packen Sie es an, denn wenn Sie es nicht tun, dann tut es keiner und jeder macht was er will und vor allem, wie er es will.

Checklisten eignen sich wunderbar…

…um zu überprüfen, ob alle Anweisungen auch wirklich so umgesetzt worden sind. Zu jeder Tätigkeit gehört somit auch eine entsprechende Checkliste. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter prüft, ob der Preis auf der Rechnung auch mit dem angebotenen Preis übereinstimmt – wie wollen Sie sonst bitte ohne Checkliste nachweisen, ob diese Prüfung auch wirklich stattgefunden hat? Und wenn Ihre Kollegen Sie nach dem Sinn solcher Listen fragen, dann ziehen Sie einfach die Augenbrauen hoch und teilen mit, dass die Norm dies so fordert. Sie können aber natürlich auch erwähnen, dass der externe Auditor die fordert – das macht die nächste Begutachtung gleich viel lustiger.

Qualitätsmanagement ist nicht einfach…

…und das sollte sich auch in den Formulierungen wiederspiegeln. Verwenden Sie möglichst viele Fremdwörter (oder noch besser – Fachbegriffe aus der Norm). Die Mitarbeiter werden schon fragen, wenn sie etwas nicht verstehen. Die Gefahr, dass die Mitarbeiter nicht nachfragen und das Qualitätsmanagement für einen Schmarrn halten, der mit ihrer eigentlichen Tätigkeit nichts zu tun hat, ist absolut nicht gegeben.

Besprechungen sind wichtig…

…und noch wichtiger sind die Protokolle darüber. Führen Sie über jede auch noch so kleine Besprechung ein möglichst ausführliches Besprechungsprotokoll. Und verteilen Sie dies dann nicht nur an die Teilnehmer der Besprechung, sondern auch an alle, die sich auch nur im Geringsten dafür interessieren könnten. Nutzen sie die cc Funktion der Emails.

Kundenbefragungen sind auch wichtig…

…und müssen mit viel Aufwand betrieben werden. Die Normen geben zwar auch andere Möglichkeiten zur Ermittlung des Kundenfeedback vor, aber das ist was für Anfänger. Sie machen natürlich eine herkömmliche Kundenbefragung mit einem schönen Papierformular. Online geht nicht, denn vielleicht löscht der Kunde den Link dafür ja aus Versehen und Sie wollen ihm ja nicht die Möglichkeit nehmen, dass er Sie möglichst positiv bewertet.

Beim internen Audit….

…müssen Sie natürlich richtig Druck machen. Dass es sich beim externen Audit um eine Prüfung (bitte die Mitarbeiter extra darauf hinweisen!) handelt ist ja klar und daher sollten Sie dies so gut wie möglich im internen Audit adaptieren. Legen Sie ihre Scheu in diesem Bereich ab. Wenn sie schon immer alleine sein wollten, werden sie ein prüfender interner Auditor, der jeden Beistrich beanstandet.

Qualitätsmanagement bedeutet viel Arbeit…

…und die fängt bei Ihnen an. Sie haben sich vorgenommen, die Managmentsystem Dokumentation jede Woche um mindestens einen wichtigen Punkt ausführlich zu ergänzen. Gratulation, Sie sind auf genau dem richtigen Weg, um einen besonders großartigen Papiertiger zu erschaffen! Doch da dies viel Arbeit für Sie bedeutet, sollte natürlich auch Ihr Chef sehen, wie sehr Sie sich bemühen. Daher geben sie intern vor, dass das Qualitätsmanagementhandbuch auf jeder Seite durch die Unterschrift des Leiters freigegeben werden muss.

Achtung Risiken und Chancen…

Das Risiko bei diesem Artikel ist, dass Ihnen das Lachen noch nicht vergangen ist, weil sie viele Parallelen gefunden haben. Die Chance ist, dass sie den Text als Inspiration auffassen und dass sie bereits viele unnötige Entwicklungen abgestellt haben. Falls sie sich nicht sicher sind, nutzen sie das Verbesserungspotential für ein einfaches und nutzvolles Managementsystem nach 17025 bzw. nach 17020.