Was ist relevante, interne und externe Kommunikation?

Bei der Kommunikation eines Unternehmens gibt es zwei Arten zu berücksichtigen: intern und extern.

Interne Kommunikation läuft auf allen Ebenen des Unternehmens, d. h. den Mitarbeitern, die Informationen liefern und umsetzen, den operativen Mitarbeitern und den Führungskräften. Die interne Kommunikation kann in drei Hauptformaten erfolgen: visuell, schriftlich und persönlich. Das Format der internen Kommunikation wird durch die Anforderungen im Unternehmen bestimmt. Anforderungen im Unternehmens können Sprachbarrieren, Arbeitszeiten, technische Ausstattung usw. sein. Bei der internen Kommunikation geht es darum, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv ausführen zu können.

Der zweite Bereich der Kommunikation einer KBS ist die externe Kommunikation. Diese Kommunikationsmethode bezieht alle relevanten Personen außerhalb des Unternehmens mit ein; dazu gehören andere Unternehmen (Dienstleister, Servicefirmen, Kalibrierstellen), Auftragnehmer, Kunden, Interessenvertreter oder Behörden. Durch die Entwicklung einer effektiven externen Kommunikation wird sichergestellt, dass alle relevanten Interessengruppen angemessen informiert werden.

Der einfachste Weg, die organisatorische Kommunikation zu strukturieren, besteht darin, eine Kommunikationsmatrix zusammenzustellen. Die Matrix funktioniert als Zusammenfassung, so dass die gesamte Kommunikation von einer Makroebene aus betrachtet werden kann, um Lücken und Redundanzen in der Kommunikation zu identifizieren. Der einfachste Weg, diese Matrix zu erstellen, ist die Erstellung einer Tabelle mit den Überschriften im nächsten Abschnitt. Beginnen Sie dann, es mit allen Ihren aktuellen Kommunikationen zu füllen, die stattfinden, und verwenden Sie diese Matrix als Ausgangspunkt.

Kategorien und Beispiele der internen und externen Kommunikation:

a)    Thema/Inhalt – Was wird kommuniziert:

• Definieren und dokumentieren Sie das Thema Kommunikation – was sind die Informationen, die geliefert werden sollen?

b)    Häufigkeit/Rhythmus der Kommunikation;

• Geben Sie an, wie oft diese Kommunikation stattfinden soll. Dies ist in der Regel täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich und jährlich.

c)    Zielgruppe – Wer bekommt die Information;

• dies kann jeder sein, der intern oder extern zum Unternehmen gehört und basierend auf dem Thema der Kommunikation festgelegt wird

d)    Art der Übermittlung;

• dies kann in vielerlei Hinsicht geschehen, einschließlich von Angesicht zu Angesicht, visuell (Präsentation, Videos, Aushang) oder schriftlich (Newsletter, E-Mail, Handbuch, etc.).

e)    Kommunikator – Wer sendet die Information aus;

• dies wird typischerweise durch das Thema Kommunikation bestimmt – wer ist die Person (oder Gruppe), die für die Durchführung der Kommunikation verantwortlich ist.

Alles in allem ist Kommunikation ein wirklich wichtiger Aspekt für die Führung eines effektiven und effizienten Unternehmens; die Verwendung einer einfachen Struktur wie einer Kommunikationsmatrix kann eine absichtliche, relevante und rechtzeitige Bereitstellung von Informationen gewährleisten.