Regelmäßige Audits steigern die Qualität und halten Unternehmen „in Schuss“

Interne Audits sind ein wichtiges Instrument zur frühzeitigen Erkennung von Schwachstellen in einem Unternehmen und zur Einleitung von geeigneten Verbesserungsmaßnahmen. Bei regelmäßiger Durchführung bleibt der Betrieb am Laufenden, steigert das Qualitätsniveau, und kann zusätzlich Kosten senken und die Kundenzufriedenheit erhöhen. 

METRAS-Geschäftsführer Werner Weninger sieht in internen Audits die optimale Vorbereitung für eine externe Bestätigung, sprich Akkreditierung: „Wichtig ist es, das Audit gemeinsam mit den Beteiligten durchzuführen. Worin auch der Unterschied zwischen internem Audit und einem Audit im Allgemeinen liegt: die Durchführung erfolgt durch die Organisation selbst.“

Top-Ausbildung ist Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung eines Audits 

Neben einem professionellen Auftreten des Auditors/der Auditorin zielt die Norm vor allem auf die fachliche Kompetenz ab. Hierzu zählt auch die Kenntnis der – für den jeweiligen Bereich – relevanten Gesetze.  Was die Persönlichkeit der AuditorInnen angeht, ist der Mut, hinter (manchmal auch unpopulären) Entscheidungen zu stehen, sowie die Fähigkeit zur Selbstkritik (die Fähigkeit aus den Auditsituationen zu lernen) von größter Wichtigkeit. Die Sensibilität gegenüber der Kultur, die im Unternehmen herrscht, wie auch Kooperationsbereitschaft sind ebenfalls Eigenschaften, die eine gute Auditorin/einen guten Auditor ausmachen. Letztere ist sowohl beim Zusammenspiel innerhalb des Auditteams, als auch mit den Auditierten selbst von besonderer Bedeutung.

„Es ist sehr wichtig, dass der Auditor von den Auditierten akzeptiert wird. Kompetenz, Kollegialität und ein sicheres Auftreten sind dabei unabdinglich. Auditoren, die neben einem umfangreichen Fachwissen, diese Eigenschaften besitzen und zusätzlich gut mit Menschen umgehen sowie unparteiische Untersuchungen durchführen können, sind für jede Abteilung ein großer Gewinn“, so Weninger.

Positive Einstellung zu internen Audits ist wichtig 

Für die erfolgreiche Durchführung von internen Audits, ist es wichtig, dass diese von den Abteilungen nicht als reines Überprüfungsinstrument sondern als wesentlicher Beitrag zur Wirksamkeit des Managementsystems verstanden werden. Es ist daher Aufgabe der obersten Leitung des Unternehmens und der AuditorInnen klar zu informieren, was die Ziele eines Audits sind: Es geht nicht darum, Schuldige zu suchen, sondern um das Analysieren einer Situation, durch genaues Hinschauen und Zuhören, und um das Optimieren von Arbeitsabläufen, -bedingungen und Ergebnissen. (Der Begriff „Audit“ kommt vom lateinischen „audire“ = zuhören). Das Audit soll auch als Chance gesehen werden, die Stärken eines Bereichs und bereits erzielte Fortschritte aufzuzeigen.

Regelmäßige Durchführung steigert das Qualitätsniveau

Ziel des internen Audits ist es zu überprüfen, ob das Managementsystem die Anforderungen der ISO/IEC 17025 bzw. der ISO/IEC 17020, erfüllt, d.h. dass Konformität gegeben ist. Die Durchführung sollte laut Norm in „geplanten Abständen“ erfolgen, eine genaue Auditfrequenz ist aber nicht festgelegt. Viele Unternehmen führen jährlich einen Auditzyklus durch, manche auch halbjährlich. „Speziell ein regelmäßiges Audit bringt Vorteile. Werden diese nur nach Störungen des Ablaufs veranlasst, verschlechtert sich das Qualitätsniveau in den Organisationen. Bei jährlicher Durchführung steigert sich das Qualitätsniveau nach jedem Audit, insbesondere weil nicht nur offensichtliche Fehler sondern auch versteckte Mängel sichtbar werden“, erklärt Weninger.

Interne Audits: Planung und Durchführung

In den Normen wird das interne Audit als systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess beschrieben, der es zum Ziel hat, zu ermitteln, ob gewisse Auditkriterien, wie Normanforderungen oder Kundenvorgaben, erfüllt sind, hierzu werden Auditnachweise gesammelt und objektiv ausgewertet.  D.h., das Audit wird strukturiert geplant und folgt einem roten Faden.  Der Auditor ist unabhängig vom auditierten Bereich, er auditiert nicht seinen eigenen Arbeitsplatz oder Tätigkeiten, die er selbst auszuführen hat. Auditpläne, Checklisten und Berichte sorgen für die notwendige Transparenz bei der Auditierung. Die Kriterien ergeben sich aus dem Soll-Zustand und aus den vom Management vorgegebenen Auditzielen.

Zum Sammeln objektiver Nachweise hat der/die AuditorIn die Aufgabe Fragen zu stellen, Tätigkeiten zu beobachten, Einrichtungen zu untersuchen sowie Dokumente und Aufzeichnungen zu überprüfen.  Geprüft wird die Konformität der Tätigkeiten mit dem Managementsystem.  Dabei werden die Dokumente des Qualitätsmanagementsystems (Qualitätsmanagement-Handbuch, Verfahrensanweisungen, Prüfverfahren, Arbeitsanweisungen usw.) mit ihrer Realisierung verglichen, also mit dem, was nach Maßgabe der Dokumente des Qualitätsmanagementsystems umgesetzt werden sollte. Zu jeder Zeit sucht der/die  AuditorIn nach objektiven Nachweisen, dass die Forderungen des Qualitätsmanagementsystems erfüllt sind. Die Nachweise sollten so effizient und wirksam wie möglich sowie ohne Vorurteile und ohne Verunsicherung der Auditierten gesammelt werden. Nichtkonformitäten müssen vermerkt und durch den Auditor weiter untersucht werden, um deren zugrunde liegenden Probleme zu identifizieren.

Das Auditteam sollte ein Abschlussgespräch mit der obersten Leitung der Organisation sowie mit denjenigen führen, die für die auditierten Aufgaben verantwortlich sind. Das wesentliche Ziel dieses Gesprächs ist es, Auditfeststellungen aufzuzeigen und so gegenüber der obersten Leitung zu berichten, dass gewährleistet ist, dass diese die Ergebnisse des Audits eindeutig verstehen. Der leitende Auditor sollte die Beobachtungen unter Berücksichtigung ihrer erkannten Bedeutung aufzeigen. Sowohl positive als auch negative Aspekte der Beobachtungen sollten dargestellt werden.

Interne Audits: Korrekturmaßnahmen und Abschluss

Die Umsetzung der vereinbarten Korrekturmaßnahmen liegt in der Verantwortung der auditierten Organisation. Immer wenn eine Nichtkonformität aufgedeckt wird, die das Ergebnis einer Kalibrierung, Prüfung oder Inspektion negativ beeinflussen könnte, muss die entsprechende Tätigkeit solange unterbrochen werden, bis die entsprechende Korrekturmaßnahme getroffen und sie sich als wirksam erwiesen hat. Zusätzlich müssen Ergebnisse, die durch die Nichtkonformität beeinträchtigt worden sein können, untersucht und die betroffenen Kunden informiert werden, falls die Gültigkeit der entsprechenden Kalibrier-, Prüf- oder Inspektionsscheine/-zertifikate/-berichte zweifelhaft ist. Es kann erforderlich sein, formelle Verfahren für Korrekturmaßnahmen anzuwenden, um die Ursachen einiger Probleme offen zu legen und wirksame Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen umzusetzen.

Der Auditor sollte die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen möglichst bald nach Ablauf des vereinbarten Termins überprüfen. Der Qualitätsmanagement-Beauftragte muss die letztendliche Verantwortung zur Bestätigung der Abstellung der Nichtkonformitäten durch die auditierte Organisation tragen und diese dann abschließen.               Im Anschluss an den Abschluss des Audits muss ein Auditbericht angefertigt werden, der das Ergebnis des Audits zusammenfasst.

Interne Audits können auch von Externen durchgeführt werden. METRAS Qualitätsmanagement unterstützt Sie gern bei der Planung und Durchführung Ihres internen Audits. Richten Sie Sie Ihre Fragen an office@metras.at oder buchen Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch.