Managementbewertung erfolgreich durchführen – Ihr Weg zur nachhaltigen Akkreditierung
Der Aufbau eines funktionierenden Managementsystems ist eine zentrale Anforderung der Akkreditierungsnormen und eine strategische Entscheidung für nachhaltige Unternehmensstrukturen. Doch ein System ist nur so gut, wie seine regelmäßige Überprüfung – und genau hier kommt die Managementbewertung ins Spiel.
Ob Management-Review oder Managementbewertung – die Begriffe sind synonym, aber das Weglassen dieser Überprüfung ist keine Option. Ohne eine strukturierte Managementbewertung riskieren Sie nicht nur die Qualität Ihres Systems, sondern auch Ihre Akkreditierung.
Viele Konformitätsbewertungsstellen empfinden die Durchführung als Herausforderung. Die METRAS GmbH bietet gezieltes Coaching für Prüf-, Inspektions- und medizinische Labore, um sicher und effizient zur Akkreditierung zu gelangen. Denn eine erfolgreiche Akkreditierung beginnt mit einem gut geführten Managementsystem.
1. Erfolgreiche Managementbewertung – Was ist zu tun?
Die Akkreditierungsnormen (z.B. ISO/IEC 17025, 17020, 15189) fordern, dass die Leitung das Managementsystem in geplanten Abständen überprüft. Dabei geht es um die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Managementsystems in Bezug auf:
✔Die Erfüllung der Akkreditierungsnormen
✔Die eigenen strategischen Ziele und Regelungen
Konkret sollte die Managementbewertung Antworten auf folgende Fragen liefern:
- Wurden die gesetzten Ziele erreicht?
- Hat das Managementsystem zur Zielerreichung beigetragen?
- Wurden Maßnahmen aus der letzten Bewertung umgesetzt und waren sie wirksam?
- Welche Verbesserungen sind notwendig?
Neben der Systemwirksamkeit deckt das Management-Review auch Schwachstellen auf, sodass rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Zudem dient es der Neuausrichtung von Unternehmenszielen.
2. Die 5 bewährten Schritte einer erfolgreichen Managementbewertung
Ein strukturierter Ansatz hilft, alle relevanten Informationen zu erfassen und die Bewertung effizient zu gestalten.
Diese 5 Schritte haben sich bewährt:
- Daten sammeln: Relevante Zahlen, Fakten und Berichte zusammentragen
- Analyse durchführen: Ergebnisse mit Erwartungen und Zielen abgleichen
- Reflexion: Erkenntnisse aus der Analyse kritisch hinterfragen
- Bewertung: Auswirkungen auf das Managementsystem ermitteln
- Neue Ziele setzen: Maßnahmen definieren, Verantwortlichkeiten klären
Sind neue Maßnahmen erforderlich, müssen klare Verantwortlichkeiten und Fristen definiert werden, um Messbarkeit und Transparenz sicherzustellen.
3. Wer ist verantwortlich?
Die Managementbewertung ist Aufgabe der Leitung – nicht des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB). Dieser kann unterstützend tätig sein, indem er relevante Informationen vorbereitet. Aber: Die kritische Selbstreflexion muss von der Führungsebene erfolgen.
Für eine fundierte Bewertung sind sowohl externe als auch interne Informationsquellen essenziell.
Externe Quellen:
- Gesetzliche und normative Änderungen
- Kundenfeedback, Beschwerden, Einsprüche
- Lieferantenbewertungen
- Auditberichte der Akkreditierungsstelle
Interne Quellen:
- Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
- Ergebnisse interner und externer Audits
- Rückmeldungen aus dem Vorschlagswesen
- Qualitätskennzahlen, Eignungsprüfungen
- Änderungen im Managementsystem, Personal oder Dienstleistungsumfang
Tipp: Führen Sie die Bewertung im Team außerhalb des gewohnten Umfelds durch – das sorgt für neue Perspektiven und überraschende Erkenntnisse!
4. Häufige Fehler vermeiden
Aus unserer Erfahrung in über 20 Jahren Audittätigkeit haben wir diese typischen Fehler identifiziert:
- Kopieren der letzten Bewertung – ohne echte Analyse
- Reine Checklisten-Bearbeitung – ohne kritische Reflexion
- Unbewertete Zielsetzung – es fehlen konkrete Maßnahmen
- Fehlende Wirksamkeitskontrolle – Maßnahmen werden nicht evaluiert
- Bewertung ohne echte Beteiligung der Leitung
- Änderungsbedarf wird nicht dokumentiert – aus Angst vor Begutachtungen
- Unrealistische Maßnahmenplanung – ohne Bereitstellung von Ressourcen
- Kein Follow-up – Maßnahmen bleiben in Berichten „stecken“
- Kunden- und Risikoorientierung vernachlässigt
Vermeiden Sie diese Fehler und nutzen Sie die Managementbewertung als wirksames Steuerungsinstrument für Ihr Unternehmen.
5. Wie Sie die Ergebnisse sinnvoll nutzen
Die Ergebnisse der Managementbewertung helfen, strategische Entscheidungen fundiert zu treffen. Die Leitung sollte sich mit folgenden Fragen befassen:
✔ Wie gut erfüllen wir die Kundenanforderungen?
✔ Wie zufrieden sind unsere Mitarbeiter?
✔ Arbeiten wir konform mit normativen und Akkreditierungsanforderungen?
✔ Sind wir wettbewerbsfähig oder gibt es ungenutzte Potenziale?
✔ Welche Chancen und Risiken beeinflussen unsere Unternehmensstrategie?
✔ Haben wir uns in den letzten Perioden verbessert oder verschlechtert?
Alle Bewertungen, Erkenntnisse und Maßnahmen müssen schriftlich dokumentiert werden. Ein vollständiger Managementbewertungsbericht umfasst:
- Die verwendeten Datenquellen
- Durchführungsmodalitäten (Wer? Wann? Wie?)
- Ergebnisse und deren Bewertung
- Geplante Maßnahmen und Verantwortlichkeiten
Er schließt mit einer abschließenden Bewertung der Wirksamkeit und Angemessenheit des Managementsystems.
6. Top 3 Tipps für eine wirksame Managementbewertung
- Tipp 1: Führungssache! Die Leitung muss aktiv beteiligt sein, nicht nur unterschreiben.
- Tipp 2: Gute Vorbereitung! Alle relevanten Informationen müssen vorliegen und aktuell sein.
- Tipp 3: Verantwortlichkeiten klären! Maßnahmen ohne klare Zuständigkeit bleiben wirkungslos.
Eine erfolgreiche Managementbewertung ist mehr als eine Pflichtübung – sie ist ein strategisches Werkzeug für Ihre Akkreditierung. Nutzen Sie sie als Antrieb für kontinuierliche Verbesserung!