Lieferantenbewertung – Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen

Die Beschaffung ist ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements, da die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung auch immer von Lieferanten und ihren Produkten abhängt.

Mit dem Ziel die Risiken durch externe Produkte und Dienstleistungen zu minimieren und den besten Nutzen aus externer Unterstützung zu erhalten,  fordern auch die Normen 17020 und 17025 die Regelung aller qualtätsrelevanten Produkte und Dienstleistungen. Bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen müssen den Normanforderungen entsprechen – diese Vorgabe schließt auch die Berücksichtigung von Unterauftragnehmern, Beratern, Schulungsanbietern, Probenehmern, Leasingpersonal etc. mit ein.

Was ist eine Lieferantenbewertung?
Sowohl Norm 17025 (Kapitel 4.6 „Beschaffung von Dienstleistungen und Ausrüstungen“) als auch Norm 17020 (Kapitel 6.2.11 aus 6.2 „Anforderungen an Ressourcen – Einrichtungen und Geräte“) fordern, dass die Konformitätsbewertungsstelle sicherstellt, dass von Dritten erbrachte Dienstleistungen und gelieferte Ausrüstungen die Qualität und Effektivität der Betriebsabläufe und dargelgten Produkte nicht beeinträchtigen. Zentrale Aspekte hierbei sind:

• Zulieferer müssen ausgewählt und förmlich geprüft werden, um sicherzustellen, dass ihre Dienstleistungen und Ausrüstungen die erforderliche Qualität aufweisen.
• Es müssen Aufzeichnungen bezüglich des Auswahl- und Prüfungsvorgangs aufbewahrt werden.
• Die Qualität angelieferter Waren und erhaltener Dienstleistungen muss auf ihre Übereinstimmung mit vordefinierten Spezifikationen geprüft werden.

Prozessschritte im Zuge der Lieferantenbewertung und – auswahl
Eine effiziente Lieferantenbewertung und -auswahl sollte nach einem bestimmten Prozess erfolgen. Nachfolgend ein möglicher Prozessablauf für die Praxisanwendung:

1. Bedarfe bestimmen – Was soll von Lieferanten beschafft werden?
2. Erfolgsfaktoren festlegen – Welche Kriterien sind für die Auswahl wichtig?
3. Lieferanten identifizieren – Wer steht als möglicher Lieferant zur Verfügung?
4. Lieferanten bewerten – Wer erfüllt die Kriterien am besten?
5. Lieferanten auswählen – Welche Regelungen und Vertragsbedingungen sind relevant?
6. Zusammenarbeit gestalten – Wie funktioniert sie und wie kann sie verbessert werden?

Lieferantenauswahl
Für die  Lieferantenauswahl  stehen verschiedene Methoden zur Verfügung:

• Angebotsanalyse
  Vor der Auftragsvergabe werden zumeist drei Angebote eingeholt, die Aufschluss über die Art der Leistung, den Preis, Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen geben.
• Lieferantenselbstauskunft
  Dem Lieferanten wird ein Fragebogen zugesendet, den er ausgefüllt retour sendet.
• Erstmusterprüfung
  Ein Produktmuster soll einen Eindruck von der Qualität der Ware liefern. Es wird auf die Beschaffenheit, Funktion, Maße etc. beurteilt.

Kennzahlen der Lieferantenbewertung und Beispiel
Die Kriterien zur Bewertung von Lieferanten werden nicht explizit vorgeschrieben.   Die geeigneten Kennzahlen einer Lieferantenbewertung ergeben sich beispielsweise aus der Wichtigkeit des Lieferanten bzw. des Produktes für das Unternehmen, sowie aus dem Einfluss des beschafften Produktes auf die Produktrealisierung bzw. das Endprodukt.

In der   Bewertung von Lieferanten  werden verschiedene Aspekte berücksichtigt:

• Leistungsfähigkeit
  Hierzu werden Kriterien wie Kommunikation, Preis, Gesamtkosten, Standort und Kapazität abgefragt. Weitere relevante Aspekte können Wirtschaftlichkeit, Bonität, technisches Know-how, Service und Ökologie sein.
• Lieferleistung
  Die Lieferleistung wird im Wareneingang geprüft. Die Termin- und Mengenzuverlässigkeit stehen hier im Vordergrund, sowie die Produktqualität oder die Reklamationsquote
• Soft-Facts
  Bei den sogenannten Soft-Facts handelt es sich um bewertungsrelevante Aspekte, die nicht als harte Fakten aus Systembelegen generiert werden können, wie beispielsweise das Potenzial zur gemeinsamen Kostensenkung oder das Lieferanten-Ausfallrisiko.

Hier ein Beispiel einer kleinen und simplen Lieferantenbewertung nach Punktesystem. Wird diese Lieferantenbewertung für zwei oder mehrere Lieferanten ausgefüllt, so ergibt sich ein direkter und objektiver Vergleich. Die im Beispiel verwendeten Kennzahlen können natürlich ausgetauscht bzw. erweitert werden.

Die ausgewähltne Kennzahlen aus Hard- und Soft-Facts zur Lieferantenbewertung sind schließlich gemäß einem vordefinierten Regelwerk zu bewerten und zu einer Gesamtnote zusammenzufassen. Basierend auf dieser Gesamtnote erfolgt schließlich eine Klassifizierung in A-, B- und C-Lieferanten.

Fazit

Um die Risiken durch externe Produkte und Dienstleistungen zu minimieren und um schließlich den besten Nutzen aus externer Unterstützung zu erhalten, muss der Prozess der Beschaffung in seiner Gesamtheit betrachtet werden.