Kennzahlen im QM System

Eine Kennzahl ist eine Maßzahl zur Quantifizierung einer Größe, eines Zustandes oder Vorgangs, auf Basis einer festgelegten Vorgangsweise zur Berechnung.

Kennzahlensysteme sind unglaublich hilfreich, nicht nur wenn Sie einen Großkonzern lenken. Man kennt Kennzahlen üblicherweise aus dem Finanzbereich (z.B. der Überziehungsrahmen des Kontos). Was kann mit Kennzahlen erreicht werden? Der große Nutzen besteht darin, dass mann mit den sog. Frühindikatoren Entwicklungen und Trends erkennen kann und damit negativen Entwicklungen entgegensteuern kann. Ein vernünftiges Kennzahlensystem macht aus jedem Managementsystem ein sehr gutes Instrument für Ihre Mitarbeiter. Mitarbeiter haben damit die Ergebnisse ihrer Qualitätsanstrengungen in der Hand und sind in der Lage in kritischen Situationen kompetent und selbstständig richtig zu reagieren. Die Kennzahlen dienen in weiterer Folge auch als objektive Bewertungsgrundlagen zur Zielerreichung, wie z.B. im Managementreview.

Wie?

a. Sehen Sie sich die verschiedenen Prozesse oder Bereiche, die sie überwachen wollen, in Ruhe an. Überprüfen Sie, welche Frühindikatoren für Ihr Unternehmen von Bedeutung sein können. Denken Sie bitte daran, dass zu einer gesamtheitlichen Sicht Ihres Unternehmens möglichst viele Perspektiven beachtet werden sollten. Sie können sich natürlich auch nur auf wenige Prozesse fokussieren, der Effekt wird aber nicht so groß sein.

b. Übertragen Sie die von Ihnen ausgewählten Kennzahlen in ein Kennzahlenformular. Überlegen Sie, ob wirklich alle wichtigen Unternehmensrisiken damit frühzeitig erkannt werden können. Entwickeln Sie ggf. eigene Kennzahlen oder verwenden sie bereits vorhandene Messgrößen.

c. Denken Sie darüber nach, ob Sie sich externen Rat einholen. Vielleicht gehen Sie auf einen Partner ihres Vertrauens zu und bitten diesen, aus seiner Sicht eine Kennzahlenübersicht für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Berücksichtigen Sie diese Hinweise auch bei Ihren Entscheidungen!

d. Überlegen Sie Maßnahmen und Verfahren, wie Sie die für die Kenndaten benötigten Daten und Informationen möglichst kostengünstig erheben können. Ggf. müssen einige Formulare bzw. Dateien verändert werden.

e. Entscheiden Sie, in welchen zeitlichen Abständen die Kennzahlen ermittelt werden können (monatlich, vierteljährlich …). Nur durch wiederholtes Messen können Sie Veränderungen in Ihrem Betrieb feststellen.

f. Legen Sie möglichst genau fest, welchen Zielwert Sie für die Kennzahl anstreben bzw. welche Messergebnisse für Sie akzeptabel sind (z. B. akzeptierte Toleranz der Kontrollmessung bis zu 3 %). Wenn Sie die Qualitätsregelkarte einsetzen, ist es sinnvoll, auch die unteren und oberen Warngrenzen und Eingriffsgrenzen festzulegen. Vergessen Sie auf keinen Fall festzulegen, was von wem in welcher Zeit zu tun ist, wenn das Ergebnis die Vorgabe nicht erfüllt. Sie sollten Ihre Zielwerte und Eingriffsgrenzen prüfen und ggf. neu definieren.

Beispiele:

Kontrollstandardmessungen, Geräteverfügbarkeit, Kundenzufriedenheit,  Kundenbeschwerden pro Monat, Anteil umgesetzter Verbesserungsvorschläge, Anzahl Verbesserungsvorschläge, Fluktuationsquote, Unfallhäufigkeit, Mitarbeiterzufriedenheit, Benchmarking (Ergebnisse Ringversuche), Lieferantenbewertung, Umsatz pro Kunde, Analysenzeit pro Probe, Anteil durchgeführter Audits, Verhältnis Auditfragen zu Verbesserungsmaßnahmen, Umsetzungsgrad der Zielerreichung aus dem Managementreview u.v.m.