Fundament für ein funktionierendes Managementsystem

Organigramm, Tätigkeitsbeschreibung, Befugnismatrix – Fundament für ein funktionierendes Managementsystem

Ein erfolgreiches und akkreditierungsfähiges Managementsystem steht und fällt mit einer klaren Rollen- und Verantwortungsstruktur. Drei zentrale Instrumente helfen dabei, diese Struktur transparent darzustellen und wirksam im Alltag umzusetzen: Organigramm, Tätigkeitsbeschreibungen und Befugnismatrix.

1. Organigramm – Die visuelle Landkarte der Organisation

Das Organigramm ist mehr als nur ein Schaubild mit Kästchen und Linien.

Es zeigt auf einen Blick:

• Wer in der Organisation welche Funktion hat,
• wie die Berichtslinien verlaufen,
• welche Schlüsselpositionen für die Akkreditierung relevant sind.

Wichtiger Normhinweis:

In den relevanten Normen (ISO 17025, ISO 15189, ISO 17020) ist nicht vorgeschrieben, dass diese Darstellung zwingend als Organigramm erfolgen muss.

Gefordert wird jedoch, dass Struktur, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Interaktionen dokumentiert und nachvollziehbar dargestellt werden. Das Organigramm ist dafür eine bewährte, aber nicht die einzige Form.

2. Alternativen zum klassischen Organigramm

Falls Sie keine hierarchische Darstellung wünschen, können Sie auf folgende normkonforme Alternativen zurückgreifen:

a) Funktions- oder Rollenmatrix

Eine tabellarische Darstellung, die Funktionen, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Interaktionen übersichtlich kombiniert.

Beispiel:

b) Prozesslandkarte mit Rollenkennzeichnung

Die Hauptprozesse (z. B. Probenannahme, Untersuchung, Freigabe) werden visualisiert, und für jeden Prozessschritt wird angegeben, welche Funktion ihn ausführt.

c) Kombination aus Rollenbeschreibung und Zuordnungstabelle

Die Tätigkeitsbeschreibung enthält alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse, während eine separate Tabelle zeigt, wer welche Entscheidungen trifft.

3. Tätigkeitsbeschreibungen – Klarheit schafft Sicherheit

Die Tätigkeitsbeschreibung definiert für jede Funktion:

• Aufgaben (Was gehört zum Tätigkeitsbereich?),
• Verantwortungen (Wofür ist diese Position rechenschaftspflichtig?),
• Kompetenzen (Welche fachlichen und persönlichen Fähigkeiten sind erforderlich?),
• Vertretungsregelungen (Wer übernimmt im Abwesenheitsfall?).

Normbezug:

In ISO 15189, ISO 17025 und ISO 17020 wird gefordert, dass Personal in ausreichender Anzahl kompetent für die jeweilige Tätigkeit ist und die Befugnisse klar geregelt sind.

Eine gute Tätigkeitsbeschreibung ist hier nicht nur Nachweis, sondern auch Schulungsgrundlage.

4. Befugnismatrix – Entscheidungen strukturiert festlegen

Die Befugnismatrix (auch Kompetenzmatrix genannt) zeigt in tabellarischer Form:

• Welche Person oder Funktion welche Entscheidungen treffen darf,
• wer genehmigt, wer durchführt und wer kontrolliert,
• Unterscheidung zwischen fachlichen und administrativen Befugnissen.

Beispiel:

5.Zusammenspiel im Akkreditierungskontext

Ein aktuelles Organigramm oder eine alternative Strukturabbildung, präzise Tätigkeitsbeschreibungen und eine klar definierte Befugnismatrix sind eng miteinander verknüpft:

• Die Strukturabbildung (Organigramm oder Alternative) liefert den Rahmen.
• Die Tätigkeitsbeschreibung füllt die Position mit Inhalten.
• Die Befugnismatrix stellt sicher, dass Entscheidungen nachvollziehbar und normkonform getroffen werden.

Warum das wichtig ist:

• Auditor:innen prüfen, ob Befugnisse und Verantwortlichkeiten dokumentiert und in der Praxis umgesetzt sind.
• Fehlende Klarheit führt zu Fehlern, Doppelarbeit oder Verzögerungen.
• Eine saubere Dokumentation erleichtert Einarbeitung und Vertretung.

6. Best Practice aus der Beratungspraxis

In vielen Laboren sehen wir, dass diese drei Elemente zwar vorhanden sind, aber nicht miteinander abgestimmt wurden. Das führt zu Widersprüchen – z. B. wenn in der Strukturabbildung eine Funktion fehlt, für die es aber eine Tätigkeitsbeschreibung gibt.

Unsere Empfehlung:

• Jährliche Überprüfung im Rahmen der Managementbewertung.
• Abgleich aller Dokumente (Struktur, Tätigkeitsbeschreibung, Befugnismatrix) untereinander.
• Integration ins Qualitätsmanagementsystem (z. B. direkt im METRAS-Portal mit automatischer Versionierung).

Fazit

Organigramm, Tätigkeitsbeschreibung und Befugnismatrix – oder deren normkonforme Alternativen – sind kein „Papierkram für den Auditor“, sondern Steuerungsinstrumente für eine funktionierende Organisation.

Wer hier sauber arbeitet, profitiert von klaren Entscheidungswegen, höherer Effizienz und einem deutlichen Plus bei der Akkreditierungssicherheit.