Die effiziente Handhabung von Nichtkonformitäten, Korrekturmaßnahmen, Beschwerden und Einsprüchen nach ISO-Normen 17020, 17025 und 15189

Optimierung von Problemmanagementprozessen nach ISO-Normen 17020, 17025 und 15189

Die effiziente Handhabung von Nichtkonformitäten, Korrekturmaßnahmen, Beschwerden und Einsprüchen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Akkreditierung und die kontinuierliche Verbesserung in akkreditierten Konformitätsbewertungsstellen. Dieser Blogbeitrag stellt einen systematischen Ansatz zur Problemidentifizierung und -lösung anhand des METRAS-PORTALs vor, einer Software für die Akkreditierung.

Warum das Wort „Problem“?

Das Wort „Problem“ wird in diesem Kontext als Oberbegriff für alle Arten von Abweichungen, Nichtkonformitäten, Beschwerden und Einsprüchen verwendet. Es ermöglicht eine einheitliche und klare Kommunikation innerhalb des Problemmanagementprozesses. Durch die Verwendung dieses umfassenden Begriffs wird sichergestellt, dass alle Arten von Vorfällen systematisch und konsistent behandelt werden können, unabhängig von ihrer spezifischen Natur oder Ursache. Dies fördert eine strukturierte und effektive Vorgehensweise zur Lösung von Problemen und zur Implementierung von Verbesserungen gemäß den Anforderungen der ISO-Normen 17020, 17025 und 15189.

Abschnitt 01: Problemerfassung

Die Erfassung von Nichtkonformitäten und Beschwerden ist der erste Schritt in jedem Problemmanagementprozess. Hierbei werden die grundlegenden Informationen des aufgetretenen Problems dokumentiert, einschließlich der ID-Nummer und einer detaillierten Beschreibung des Problems. Die Priorität des Problems wird festgelegt und der entsprechende Bereich ausgewählt, in dem das Problem aufgetreten ist. Abschließend wird das Datum eingetragen, an dem das Problem erstmals gemeldet wurde.

Abschnitt 02: Problemanalyse

Dieser Abschnitt umfasst eine detaillierte Analyse des Problems. Es wird untersucht, ob das Problem bereits zuvor aufgetreten ist und wie es damals gelöst wurde. Wichtige Fragen, die in diesem Abschnitt beantwortet werden, sind:

• Was ist das Problem?
• Wo tritt das Problem auf?
• Warum ist es ein Problem?
• Wann tritt das Problem auf?

Durch die Beantwortung dieser Fragen wird der Kern des Problems identifiziert und mögliche Ursachen werden analysiert.

Abschnitt 03: Ursachen- und Lösungsfindung

Im dritten Abschnitt werden die zugrunde liegenden Ursachen des Problems untersucht. Eine Ursachenanalyse wird durchgeführt, um die primären Gründe für das Auftreten der Nichtkonformität zu ermitteln. Basierend auf dieser Analyse werden dann Lösungen entwickelt, die das Problem dauerhaft beheben können.

Abschnitt 04: Kommunikation und Maßnahmen festlegen

Nach der Identifizierung der Ursachen und Lösungen werden die vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen dokumentiert. Diese Maßnahmen beinhalten spezifische Schritte, die unternommen werden müssen, um das Problem zu lösen. Verantwortliche Mitarbeiter und Fristen für die Umsetzung dieser Maßnahmen werden ebenfalls festgelegt.

Abschnitt 05: Implementierung der Korrekturmaßnahmen

In diesem Abschnitt wird die tatsächliche Umsetzung der Korrekturmaßnahmen überwacht. Es wird sichergestellt, dass die definierten Maßnahmen wie geplant durchgeführt werden. Eventuelle Hindernisse oder Verzögerungen werden dokumentiert und eine ständige Überprüfung der Fortschritte vorgenommen.

Abschnitt 06: Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen überprüfen

Nachdem die Korrekturmaßnahmen implementiert wurden, wird ihre Wirksamkeit überprüft. Hierbei wird bewertet, ob die Maßnahmen das Problem dauerhaft gelöst haben und ob ähnliche Probleme in Zukunft vermieden werden können. Erfolgreiche Korrekturmaßnahmen werden dokumentiert und, falls erforderlich, in die Standardarbeitsanweisungen der Organisation integriert.

Abschnitt 07: Weitergehende Maßnahmen und Dokumentation

Dieser Abschnitt umfasst die Bewertung, ob zusätzliche Maßnahmen oder Dokumentationen erforderlich sind, um die Nachhaltigkeit der durchgeführten Korrekturmaßnahmen zu gewährleisten. Es wird geprüft, ob zusätzliche Schulungen oder Aktualisierungen von Dokumenten notwendig sind, um zukünftige Nichtkonformitäten zu verhindern.

Abschnitt 08: Abschluss und Archivierung

Der letzte Abschnitt des Problemmanagementprozesses umfasst die abschließende Dokumentation und Archivierung aller relevanten Informationen. Eine umfassende Nachbereitung stellt sicher, dass alle Maßnahmen erfolgreich abgeschlossen wurden und dass alle notwendigen Dokumente aktualisiert sind.

Fazit

Ein strukturierter Ansatz zur Behandlung von Nichtkonformitäten, Korrekturmaßnahmen, Beschwerden und Einsprüchen, wie er in diesem Blogbeitrag dargestellt wurde, ist unerlässlich für die kontinuierliche Verbesserung und Aufrechterhaltung der Akkreditierung in Konformitätsbewertungsstellen nach ISO 17020, 17025 und 15189. Durch systematische Erfassung, Analyse und Lösung von Problemen können Organisationen ihre Prozesse optimieren und die Qualität ihrer Dienstleistungen sicherstellen. Diese strukturierte Vorgehensweise unterstützt akkreditierte Stellen dabei, effizient und zielgerichtet auf Probleme zu reagieren, was letztendlich zu einer höheren Zuverlässigkeit und Glaubwürdigkeit ihrer Bewertungen und Prüfungen führt.

Fachleute in Laboren, Prüf-, Kalibrier- und Inspektionsstellen finden in diesem Ansatz einen wertvollen Leitfaden, um sicherzustellen, dass ihre Verfahren den internationalen Standards entsprechen und die Akkreditierung nachhaltig aufrechterhalten wird.