Die Aufgaben von administrativ tätigen Mitarbeitern in Konformitätsbewertungsstellen

Viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die am Rand mit der Prüftätigkeit oder der Inspektionstätigkeit zu tun haben, müssen natürlich auch in das Managementsystem eingebunden werden.

Vielfach ist unklar, um welche Tätigkeiten es sich dabei handelt. Eine grobe Einteilung kann über die Prozesse der Prüfstelle bzw. Inspektionsstelle gemacht werden.

Dabei fällt in erster Linie die Kundenkommunikation auf. Dabei werden im Sekretariat Anrufe angenommen und die erste Abklärung von Aufträgen bis hin zur Auftragsprüfung durchgeführt. Die Kundengespräche beinhalten oft auch Kundenreaktionen wie Beschwerden und Reklamationen.

Bei vielen Stellen wird die Probenübernahme nicht direkt im Labor gemacht, sondern im Sekretariat durchgeführt. Ebenso verhält es sich mit dem Probenversand und mit der Auftragsvergabe an Unterauftragnehmer.

Generell ist bei den Aufgaben des administrativen Personals das Bestellwesen zu finden, dabei werden viele ergebnis- und qualitätsrelevante Güter und Dienstleistungen für die Prüf- bzw. Inspektionsstelle organisiert.

Das Thema „Aufzeichnungen und Archivierung“ ist ein nicht zu unterschätzendes in diesem umfangreichen Aufgabengebiet.

Das Hauptthema ist meistens die Berichterstellung, dabei handelt es sich um eine hoch sensible Tätigkeit. Es geht hierbei um die korrekte Ausfertigung der Prüfberichte und Inspektionsberichte. Es gilt die korrekten Vorlagen zu verwenden, darauf zu achten, dass das Akkreditierungszeichen korrekt angeführt wird und dass Meinungen und Interpretationen korrekt durchgeführt werden. Vieles ist mit LIMS Systemen automatisiert worden, allerdings wird der Berichtversand an den Kunden oder die Behörde vielfach im Sekretrariat organisiert und dabei ist auf die Vertraulichkeit zu achten.

Auch viele allgemeine Aufgaben fallen in das Aufgabengebiet der administrativen Mitarbieter wie die Organisation und Protokollierung von Besprechungen, die Terminplanung, das Rechnungswesen etc.

Generell fällt bei dem Stellenprofil auf, dass dabei sehr viel Organisatorisches zu bewerkstelligen ist.

Vielfach werden auch die Personal-Agenden im Sekretariat abgewickelt, hierzu zählen wiederum die Organisation von Schulungen und Inhouse-Schulungen. Dazu wird es in der neuen ISO 17025 einige grundsätzliche Anforderungen zur Auswahl der Lieferanten geben.

Die Reihenfolge ist beliebig und kann nach eigenen Anforderungen priorisiert werden. Rund um diese Themen kreisen die Anforderungen der Akkreditierungsnormen und der Akkreditierung selbst. Je nach Fachgebiet und Branche werden unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden müssen. Die Grundlagen sind aber immer die gleichen.

Die Aufgaben und alle Anforderungen kompetent umzusetzen und unter einen Hut zu bringen, erfordert eine sehr gute Qualifikation administrativ tätiger Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.