Aktualitätsprüfung interner und externer Dokumente – Ein Leitfaden für akkreditierte Unternehmen

In akkreditierten Unternehmen spielt die Pflege und Aktualität von Dokumenten eine entscheidende Rolle, um die Konformität mit den Anforderungen von Normen wie der ISO/IEC 17025, ISO/IEC 17020 und ISO 15189 zu gewährleisten. Die „Aktualitätsprüfung“ – also die regelmäßige Überprüfung und Sicherstellung, dass alle internen und externen Dokumente auf dem neuesten Stand sind – ist dabei ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements. Fehlerhafte oder veraltete Dokumente können nicht nur zu Missverständnissen und ineffizienten Prozessen führen, sondern im schlimmsten Fall die Akkreditierung gefährden.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum die Aktualitätsprüfung so wichtig ist, welche Herausforderungen dabei häufig auftreten und wie ein strukturierter Ansatz Ihnen hilft, Ihre Prozesse optimal zu gestalten.

Warum ist die Aktualitätsprüfung so wichtig?

Dokumente in einem akkreditierten Unternehmen umfassen eine Vielzahl an Informationen, von Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen bis hin zu externen Normen und rechtlichen Vorschriften. Diese Dokumente bilden das Rückgrat des operativen Geschäfts und der Konformität mit Akkreditierungsanforderungen. Veraltete Informationen können folgende Probleme verursachen:

1. Verstoß gegen Akkreditierungsstandards: Die relevanten Normen fordern, dass alle Prozesse auf der Basis aktueller und gültiger Dokumente durchgeführt werden.
2. Fehlerhafte Arbeitsergebnisse: Nicht aktuelle Verfahrensanweisungen oder Normen können zu falschen Prüfungen und Analysen führen, was die Ergebnisse und die Reputation des Unternehmens gefährdet.
3. Rechtliche Konsequenzen: Bei behördlichen Überprüfungen oder Audits kann der Nachweis über veraltete Dokumente zu Nichtkonformitäten der Akkreditierung führen.

Interne vs. externe Dokumente

Bei der Aktualitätsprüfung wird zwischen internen und externen Dokumenten unterschieden:

• Interne Dokumente: Hierzu zählen alle Anweisungen, Verfahrensbeschreibungen, Prüfanweisungen und Arbeitsanleitungen, die im Unternehmen erstellt und verwendet werden. Sie werden häufig durch Veränderungen in den internen Prozessen oder bei der Einführung neuer Technologien überarbeitet.
• Externe Dokumente: Diese umfassen gesetzliche Vorgaben, Normen, regulatorische Anforderungen, Leitfäden oder Herstellerdokumente. Diese Dokumente unterliegen oftmals externen Änderungen, auf die das Unternehmen schnell reagieren muss.

Herausforderungen bei der Aktualitätsprüfung

Die Sicherstellung der Aktualität von Dokumenten stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Häufige Problemfelder sind unter anderem:

1. Verteilte Verantwortung: In größeren Organisationen liegt die Verantwortung für verschiedene Dokumente häufig bei unterschiedlichen Abteilungen. Dies kann zu Verzögerungen führen, da nicht immer klar ist, wer für die Aktualisierung verantwortlich ist.
2. Fehlende Transparenz: Ohne ein strukturiertes System zur Dokumentenlenkung kann es schwer nachvollziehbar sein, wann und von wem ein Dokument zuletzt aktualisiert wurde.
3. Komplexität externer Dokumente: Externe Normen oder rechtliche Vorgaben können sich häufig ändern. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie stets Zugriff auf die neuesten Versionen haben und diese zeitnah in ihre Prozesse implementieren.

Der Prozess der Aktualitätsprüfung – Ein strukturierter Ansatz

Ein systematischer und dokumentierter Prozess zur Aktualitätsprüfung stellt sicher, dass sowohl interne als auch externe Dokumente immer auf dem neuesten Stand sind. Folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

1. Verantwortlichkeiten klar definieren

Jedes Dokument sollte einem Verantwortlichen zugeordnet sein, der regelmäßig die Inhalte auf Aktualität prüft. Dies kann in Form eines Dokumentenverantwortlichen geschehen, der über die nötigen Kenntnisse verfügt und sicherstellt, dass Änderungen fristgerecht eingearbeitet werden.

2. Regelmäßige Überprüfungen etablieren

Für jedes Dokument sollte ein Überprüfungszyklus festgelegt werden. Dieser Zyklus kann je nach Dokumententyp unterschiedlich sein – etwa jährlich für interne Verfahrensanweisungen und quartalsweise für Normen oder Gesetze. Ein zentralisiertes System kann durch automatisierte Erinnerungen helfen, Fristen einzuhalten.

3. Zugriff auf externe Quellen sicherstellen

Um externe Dokumente aktuell zu halten, müssen Unternehmen Zugang zu den entsprechenden Datenbanken oder Normenplattformen haben. Ein regelmäßiger Abgleich der eigenen Dokumente mit den neuesten Versionen stellt sicher, dass alle relevanten Änderungen erfasst werden.

4. Dokumentation und Nachverfolgung

Jede Änderung sollte dokumentiert und nachvollziehbar sein. Dies erfordert ein revisionssicheres System, das alle Anpassungen festhält und es Auditoren ermöglicht, die Historie eines Dokuments schnell nachzuvollziehen.

5. Mitarbeiter einbinden und schulen

Die besten Prozesse nützen wenig, wenn die Mitarbeitenden nicht entsprechend geschult sind. Schulungen sollten regelmäßig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Bedeutung der Aktualitätsprüfung verstehen und wissen, wie sie zu dieser beitragen können.

Schlussfolgerung: Dokumentenaktualität als Schlüssel zur Konformität

Die Aktualitätsprüfung von internen und externen Dokumenten ist eine zentrale Säule jedes Managementsystems in akkreditierten Unternehmen. Ein strukturiertes System, klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Überprüfungen sorgen dafür, dass Ihre Prozesse stets auf der Höhe der Zeit sind.

Sollten Sie Unterstützung bei der Implementierung eines solchen Systems benötigen oder Fragen zu spezifischen Normen haben, stehen Ihnen die Experten der METRAS GmbH gerne zur Verfügung.