Aktualitätsprüfung interner und externer Dokumente – Ein Leitfaden für akkreditierte Unternehmen

Aktualität ist kein Zufall – sondern Ergebnis eines strukturierten und digital gesteuerten Systems

In akkreditierten Unternehmen ist es unerlässlich, dass alle internen und externen Dokumente stets dem aktuellen Stand entsprechen. Die Normen ISO/IEC 17025, ISO/IEC 17020 und ISO 15189 stellen klare Anforderungen an die Aktualität und Lenkung dokumentierter Informationen. Veraltete Arbeitsanweisungen, Normversionen oder Gesetzestexte können nicht nur die Effizienz einschränken, sondern direkt zur Gefährdung der Akkreditierung führen.

Ein modernes Managementsystem geht dabei über einfache Dokumentenverwaltung hinaus – es setzt auf strukturierte Contentverwaltung, wie sie im METRAS-PORTAL implementiert ist. Das Ziel: jederzeitige Nachvollziehbarkeit, intelligente Verknüpfung von Inhalten und eine revisionssichere, auditsichere Umgebung.

1. Warum Aktualitätsprüfung ein Muss ist

Dokumentierte Informationen steuern sämtliche qualitätsrelevanten Prozesse. Werden sie nicht regelmäßig überprüft, entstehen:

• Nichtkonformitäten bei Audits durch Nutzung veralteter Vorgaben
• Fehlerhafte Analysen und Prüfergebnisse bei Anwendung überholter Verfahren
• Rechtliche Risiken, wenn aktuelle gesetzliche Vorgaben nicht berücksichtigt werden

Die Normen fordern deshalb explizit, dass alle verwendeten Informationen geeignet, verfügbar und auf dem aktuellen Stand sind.

2. Interne vs. externe Dokumente – unterschiedliche Risiken, gleiche Pflicht

Interne Dokumente:

Arbeitsanweisungen, SOPs, Formulare, Prozessbeschreibungen. Diese werden bei internen Prozessänderungen angepasst. Risiko: Alte Versionen im Umlauf, unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Konsistenz und fehlerhafte Abläufe.

Externe Dokumente:

Normen, gesetzliche Vorgaben, Leitfäden, Herstellerinformationen. Diese unterliegen externen Änderungen. Risiko: Fehlende Updates, keine Überwachung von Quellen, verzögerte Umsetzung in betriebliche Prozesse.

3. Herausforderungen bei klassischer Dokumentenlenkung

• Verteilte Verantwortung: Unklar, wer für welche Dokumente zuständig ist
• Statische Ablage: Keine automatische Erinnerung, keine dynamischen Prüfzyklen
• Fehlender Bezug: Dokumente werden nicht mit Prozessen, Prüfmitteln oder Normanforderungen verknüpft
• Keine Versionsübersicht: Änderungen werden nicht systematisch dokumentiert

4. Der strukturierte Weg zur normkonformen Aktualitätsprüfung

Ein funktionierendes System zur Dokumentenlenkung muss mehr leisten als das Speichern von Dateien. Es muss ein aktives, nachvollziehbares und digital unterstütztes Contentmanagement ermöglichen. Folgende Schritte bilden die Basis:

1. Verantwortlichkeiten festlegen

Jedes Dokument wird einer fachlich geeigneten Person zugeordnet, die für Prüfung und Aktualisierung zuständig ist.

2. Prüfzyklen systematisch definieren

Dokumentenarten werden risikobasiert bewertet. Prüfintervalle werden individuell festgelegt – automatisiert unterstützt durch das METRAS-PORTAL.

3. Externe Quellen überwachen und verknüpfen

Zugang zu Normenplattformen, Rechtsdatenbanken oder Herstellersystemen wird regelmäßig geprüft – und bei Änderungen automatisch dokumentiert.

4. Änderungen transparent dokumentieren

Jede Änderung wird revisionssicher erfasst – inklusive Historie, Änderungsgrund, Verantwortlichkeit und Freigabe.

5. Schulung und Kommunikation sicherstellen

Mitarbeitende werden aktiv in die Prozesse eingebunden. Schulungen und Lesebestätigungen werden systemgestützt nachgewiesen.

5. Intelligente Contentverwaltung im METRAS-PORTAL

Das METRAS-PORTAL wurde speziell für die Anforderungen akkreditierter Organisationen entwickelt – und geht weit über klassische Dokumentenablage hinaus. Die moderne Contentverwaltung erlaubt:

• Zentrale Steuerung aller Dokumentenarten – intern und extern, strukturiert nach Themen, Prozessen oder Normbezug
• Automatisierte Fristenüberwachung – Erinnerungen und Prüfzyklen systemgestützt integrieren
• Revisionssichere Historie und Versionisierung – alle Änderungen sind lückenlos nachvollziehbar
• Audit-Vorbereitung auf Knopfdruck – alle Dokumente inklusive Änderungsnachweisen, Verantwortlichen und Lesestatus sofort verfügbar

Damit wird Aktualitätsprüfung nicht zur Belastung, sondern zum integralen Bestandteil eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems – effizient, nachvollziehbar und auditfest.

Fazit: Moderne Contentverwaltung als Schlüssel zur Konformität

Die Aktualitätsprüfung von internen und externen Dokumenten ist eine zentrale Säule jedes Managementsystems in akkreditierten Unternehmen. Ein strukturiertes System, klare Verantwortlichkeiten und die intelligente Unterstützung durch das METRAS-PORTAL sorgen dafür, dass Ihre Inhalte nicht nur verwaltet, sondern wirklich gesteuert werden.

Sie möchten prüfen, ob Ihre Dokumentenprozesse auditsicher und zukunftsfähig sind? Unsere Experten zeigen Ihnen, wie moderne Contentverwaltung mit dem METRAS-PORTAL konkret umgesetzt wird.

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