Akkreditierungsumfang ändern, einschränken oder erweitern! Was ist zu tun?

Eine interessante Frage einer erfolgreichen Absolventin der METRAS Akademie hat die Frage aufgeworfen wie mit Änderungen im Akkreditierungsumfang umzugehen ist.

Änderungen im Akkreditierungsumfang fallen in die Mitteilungspflicht von akkreditierten Konformitätsbewertungsstellen. Wie in diesem Blogbeitrag beschrieben, sind die Mitteilungspflichten im Akkreditierungsgesetz geregelt. Änderungen des Akkreditierungsumfanges fallen unter Abs 1 Punkt 5: Die akkreditierte Konformitätsbewertungsstelle hat die Akkreditierungsstelle unverzüglich über signifikante Änderungen schriftlich zu unterrichten, die sich auf den Akkreditierungsstatus oder die Arbeitsweise beziehen und insbesondere im Zusammenhang stehen mit … 5. dem Akkreditierungsumfang …

Was sind Änderungen im Akkreditierungsumfang?

Änderungen im Akkreditierungsumfang betreffen immer die akkreditierten Verfahren. Im Zusammenhang mit dem Akkreditierungsumfang muss gemeldet werden,

• wenn ein Verfahren nicht mehr eingesetzt wird, dann wird das Verfahren zurückgezogen und darf nicht mehr als akkreditiert ausgewiesen werden.
• Verfahren die neu eingesetzt werden und die die akkreditierte Stelle als akkreditiertes Verfahren einsetzen will und
• Erweiterungen von bereits akkreditierten Verfahren um weitere Parameter.

Grundsätzlich sind die Ursachen für Änderungen im Akkreditierungsumfang vielfältig, aber die meisten Ursachen liegen in einer Umstellung der Methodik aufgrund neuer Normverfahren oder neuer Infrastruktur.

An wen sind die Änderungen zu melden?

Alle Änderungen sind ausschliesslich der Akkreditierung Austria schriftlich per Email zu übermitteln. Email: akkreditierung@bmwfw.gv.at.
Es ist nicht zulässig Änderungen während eines Akkreditierungsaudits an den Auditor bzw. Sachverständigen zu melden.

Was und wie muss gemeldet werden?

Dazu hat die Akkreditierungsstelle im Leitfaden L05 Folgendes festgelegt:
Jede Änderung des Akkreditierungsumfangs erfordert einen schriftlichen Antrag an die Akkreditierung Austria. Dem Antrag sind beizuschließen:

• sämtliche, für   die   Beurteilung   der   Erweiterung   notwendigen   Unterlagen (einschließlich Ergebnisse von Eignungsprüfungen) (s. Beilage zu L05)
• Die KSI Datei; die  akkreditierte  Stelle  fordert  von  der Akkreditierung  Austria  den  Letztstand  der KSI-Datei an;  in  das  erhaltenen  File  sind  von  der  Stelle  die  beantragten Änderungen einzutragen und der Akkreditierung Austria zu übermitteln.

Die Akkreditierung Austria führt daraufhin ein Ermittlungsverfahren durch. Dazu werden die übermittelten Unterlagen entweder

• durch  fachlich  kompetente  Sachbearbeiter  von  der Akkreditierung  Austria,  die  als amtliche Sachverständige auftreten oder
• durch Beauftragung kompetenter nichtamtlicher Sachverständiger und allenfalls im Rahmen eines Audits bei der Konformitätsbewertungsstelle beurteilt.

Die anfallen den Kosten sind von der Konformitätsbewertungsstelle zu refundieren.
Wird  die  Kompetenz  der  Konformitätsbewertungsstelle  für  die  erweiterten  Verfahren bestätigt, erfolgt die Erweiterung mittels Änderungsbescheid.

Eine Ausnahmen zur selbstständigen Erweiterung des Akkreditierungsumfanges stellt Gefahr in Verzug dar. Dazu sind umfangreiche Auflagen einzuhalten. Die Beschreibung dazu finden sie im Leitfaden  L05  Akkreditierungserfordernisse für Konformitätsbewertungsstellen

Wie ist der Akkreditierungsumfang zu prüfen?

Eine gute Vorbereitung des Audits von Seiten der Konformitätsbewertungsstelle kann den Aufwand der Überprüfung stark verringern. Also fordern sie den aktuellen Auszug der KSI von Ihrem Sachbearbeiter der Akkreditierungsstelle an und prüfen sie zB. im internen Audit ob

• alle Basisnormen aktuell sind,
• ob alle Verfahren noch benötigt werden und
• ob es neue Verfahren gibt, die in den Akkreditierungsumfang aufgenommen werden müssen.

Wenn Änderungen rechtzeitig gemeldet werden, können diese beim Akkreditierungsaudit behandelt werden und damit Kosten für ein separates Verfahren gespart werden. Üblicherweise wird die Aktualität des Akkreditierungsumfangs von den Sachverständigen bei einem der regelmäßigen Audits überprüft.  Dazu wird von der Akkreditierungsstelle jedem Auditor der aktuelle Auszug der KSI Datei der akkreditierten Stelle übermittelt. Im Audit werden alle Verfahren in der KSI Datei auf Aktualität, z.B. auf Aktualität der Normen überprüft. Gemeldete Änderungen und neue Verfahren werden vom technischen Sachverständigen auditiert.

Ab wann gilt der neue Akkreditierungsumfang?

Der neue Akkreditierungsumfang gilt sobald das Ermittlungsverfahren bzw. das Überwachungsaudit abgeschlossen ist und der Änderungsbescheid an die akkreditierte Stelle ergangen ist.
Den aktuellen Akkreditierungsumfang finden sie auf der Homepage der Akkreditierungstelle 
Leichter finden sie den Akkreditierungsumfang wenn Sie die Google Suche benutzen und „Akkreditierungsumfang und den Namen Ihrer Konformitätsbewertungsstelle“ eingeben.
Google gibt in den Suchergebnissen die Beilage zum Akkreditierungsbescheid aus. Im pdf finden sie den Akkreditierungsumfang und rechts oben das Gültigkeitsdatum des Akkreditierungsumfanges der gesuchten Konformitätsbewertungsstelle.

Wo ist das Änderungsverfahren geregelt?

Nähere Informationen finden Sie im Leitfaden  L05  Akkreditierungserfordernisse für Konformitätsbewertungsstellen. Der Leitfaden kann hier geladen werden.

Quelle: http://www.bmwfw.gv.at/TECHNIKUNDVERMESSUNG/AKKREDITIERUNG/Seiten/default.aspx