7 Dinge, die erfolgreiche QMBs täglich tun

Der Qualitätsmanager oder QMB hat es wirklich nicht einfach in seiner Vermittlerrolle zwischen Mitarbeitern, Management, Kunden und Begutachtern der Akkreditierungsstelle. Umso wichtiger ist es, sich zuweilen die Vielzahl an Aufgaben vor Augen zu führen, die die Rolle als QMB mit sich bringt.

Werden diese Aufgaben erfüllt, kann fast nichts mehr schief gehen:

1) Das QM-System auf seinen Status prüfen

Der QMB nimmt eine Rolle als Schaltzentrale ein. Wer, wenn nicht er, sollte zu jeder Zeit wissen, wie es um das QM-System bestellt ist. Er muss nicht jedes kleine Problem in der Routine oder den kleinsten Fehler in der Qualitätssicherung kennen, doch sollte er jederzeit darüber Auskunft geben können, ob das QM-System auf Kurs ist und die Ziele bzw. Anforderungen erfüllt. Der QMB sollte immer einen Blick auf kritische Prozesse bzw. Korrekturmaßnahmen werfen und prüfen, ob irgendwelche Verzögerungen oder Abweichungen vom Plan das System aus der Bahn werfen könnten. Kennt der QMB die wichtigsten Kennzahlen und Korrekturmaßnahmen kann er souveräner auf Fragen reagieren und besser wissen, wo die nächsten Baustellen sind.

Hilfreicher Tipp: Drei Fragen, auf die ein QMB immer eine Antwort haben sollte:

1. Wo stehen wir? Sind wir im Plan die Zielvorgaben zu erreichen?
2. Was ist im Weg? Welche Ursachen gibt es für die Abweichung?
3. Was kommt als nächstes? Nichts gibt mehr Sicherheit, als sich über den nächsten Schritt im Klaren zu sein. Ganz gleich ob das nächste Meeting, das nächste Interne Audit, der nächste Ringversuch oder das nächste Akkreditierungsaudit.

2) Interne Nachrichten und Vorschläge prüfen

Als QMB nimmt man eine zentrale Rolle in der Unternehmenskommunikation ein. Egal ob Post-Its, WhatsApp-Nachrichten, E-Mails oder Meetings, es ist die Aufgabe des QMB dafür zu sorgen, dass das QM-System läuft. Das bedeutet im weiteren Sinne auch, dass nur mit einem Überblick über aktuelle Stolpersteine, diese auch beseitigt werden können.

3) Auf Kundenbedürfnisse eingehen

Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass täglich Fragen und Wünsche an den QMB herangetragen werden. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden ist für das QM-System mindestens ebenso bedeutsam, wie die Erfolgskriterien oder die Kennzahlen. Umso wichtiger ist es, die Bedürfnisse in Bezug auf ein QM-System wahrzunehmen. In vielen Unternehmen nimmt der QMB eine Vermittlerfunktion zwischen Mitarbeitern, Management und Kunden ein. Dazu ist es notwendig, dass mit allen Interessenten Absprachen getroffen werden, Verbesserungsvorschläge diskutiert und Anforderungen kritisch hinterfragt werden.

4) Aufgaben priorisieren

Die Durchführung der vorherigen Schritte kann zu überraschend vielen neuen Aufgaben für QMBs führen. Um in solchen Situationen nicht den Überblick zu verlieren, ist es hilfreich, zusätzlichen Stress zu verhindern. Aufgaben priorisieren zu können gehört zu den wichtigsten Fähigkeiten jedes QMB. Wie man Aufgaben priorisiert, ist grundlegend relativ einfach. Schon Eisenhower hat zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben unterschieden. Das Internet ist zudem voll mit Methoden, um die Produktivität zu gewährleisten. Aus meiner persönlichen Erfahrung hilft es bereits, wenn man:

• Aufgaben in „dringend“ und „wichtig“ einteilt,
• Termine und Verantwortungen vergibt und
• ganz einfach, den ersten Schritt macht.

5) Auf Meetings vorbereiten und diese durchführen

Regelmäßige Qualitäts-Besprechungen sind unumgänglich und enorm wichtig. Dazu sind einige wesentliche Punkte zu beachten, um Meetings nicht als Zeitverschwendung, sondern als wichtige Informationsspender für ein QM-System zu sehen. Der Organisator organisiert geeignete Räumlichkeiten, einen Termin und verständigt alle benötigten Teilnehmer, zudem kommuniziert er eine Agenda. Die Teilnehmer bereiten sich auf das Meeting vor und nehmen proaktiv an der Besprechung teil. Die Ergebnisse des Meetings werden dokumentiert und Aufgaben definiert. Die Erledigung der Aufgaben wird verfolgt und beim nächsten Meeting bewertet.

6) Motivieren und loben

Es kann nicht oft genug erwähnt werden: Gemäß dem Spruch „Quality Management ist People Management! ist es unabdingbar, regelmäßig auf Stimmungen im Team zu hören, den Austausch zu suchen, Feedback zu geben und zu motivieren.

7) Den Blick auf das große Ganze werfen

Als QMB ist man häufig auch Problemlöser, dies bedeutet also Fehler zu korrigieren, Abweichungen zu untersuchen und Verbesserungen einzuführen. Gleichzeitig ist es jedoch auch wesentlich, vorbeugend eventuellen Risiken proaktiv zu begegnen. Das fühlt sich nicht nur für den QMB gut an, im Sinne von „Ich habe das System im Griff“, sondern strahlt auch auf andere Teammitglieder aus und hilft dem QMB bei der täglichen Arbeit.

Fazit

Ganz schön viel zu tun! Dennoch ist dies nur ein Teil aus dem täglichen „QM-Wahnsinn“. In Erinnerung bleiben sollte das Bild der Schaltzentrale und des QMB als Art Steuermann. Die Rolle des QMB besteht u.a. daraus, auf Einflüsse und Störungen zu reagieren und gleichzeitig das Ruder proaktiv und fest in der Hand zu halten.