Die GAP-Analyse: Ihr Startpunkt zur Akkreditierung
Sie wollen sich akkreditieren lassen und wissen nicht genau, wo Sie stehen. Nach unserer Projekterfahrung starten Konformitätsbewertungsstellen (KBS) deshalb oft doppelt: Sie schreiben Dokumente neu, die längst existieren, und übersehen dabei die echten Lücken. Die METRAS GAP-Analyse setzt genau hier an.
Was eine GAP-Analyse leistet
Eine GAP-Analyse – auch Dokumentenaudit oder Ist-Analyse genannt – vergleicht Ihren tatsächlichen Dokumentationsstand mit den Anforderungen der jeweiligen Norm. Das Ergebnis ist eine belastbare Antwort auf drei Fragen:
- Was ist bereits vorhanden? Erfahrungsgemäß arbeiten KBS in weiten Teilen normkonform, ohne es zu wissen. Arbeitsanweisungen, Formulare und Aufzeichnungen existieren, sind aber keinem Normpunkt zugeordnet.
- Wo bestehen echte Lücken? Erst wenn Sie den Ist-Zustand sauber erfasst haben, zeigt sich, welche Regelungen tatsächlich fehlen.
- Was lässt sich weiterverwenden? Ein bestehendes Dokument anzupassen ist erfahrungsgemäß schneller, als es neu zu schreiben.
Der wirtschaftliche Kern ist die Vermeidung von Redundanz. Wer ohne Ist-Analyse in ein Akkreditierungsprojekt startet, erstellt erfahrungsgemäß Dokumentation, die es in ähnlicher Form bereits gab.
So läuft die METRAS GAP-Analyse ab
Der Ablauf ist in vier Schritte gegliedert und für alle Normen gleich – ob EN ISO/IEC 17025:2018, EN ISO/IEC 17020:2012 oder EN ISO 15189:2023.
1. Klärung des Umfangs
Sie erfahren zu Beginn, was eine GAP-Analyse leistet und was nicht. So ist von Anfang an klar, welches Ergebnis Sie erhalten und wie es in Ihr Akkreditierungsprojekt einfließt.
2. Anforderung der Unterlagen
Sie erhalten eine Checkliste mit allen relevanten Normpunkten. Darin tragen Sie ein, welches Ihrer Dokumente zu welchem Normpunkt gehört. Dieser Schritt hat einen doppelten Nutzen: Wir ordnen die Inhalte richtig zu, und Sie sehen erstmals den vollständigen Umfang der Anforderungen auf einen Blick.
Typischerweise benötigen wir:
- Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Regelungen zu den Normthemen
- Arbeitsanweisungen der Prüf-, Kalibrier-, Untersuchungs- oder Inspektionsverfahren
- Formulare und Checklisten zur Dokumentation der Tätigkeiten
- Eine Auflistung aller durchgeführten Tätigkeiten pro Fachgebiet und Standort
- Organigramm, Personalliste und Übersicht des Schlüsselpersonals
- Eine Übersicht der Gesetze und Anforderungen, nach denen Sie tätig sind
- Ringversuchsplan beziehungsweise Übersicht durchgeführter Eignungsprüfungen
- Sofern vorhanden: ein Qualitätsmanagementhandbuch
Gibt es zu einem Punkt nichts, halten Sie das als Leermeldung fest. Auch das ist ein Ergebnis – und oft ein wertvolles, weil es eine Lücke sofort sichtbar macht.
Erfahrungsgemäß kostet dieser Schritt Ihr Team die meiste Zeit. Er zahlt sich aber unmittelbar aus: Sie verschaffen sich dabei zum ersten Mal einen vollständigen Überblick über Ihre eigene Dokumentation.
3. Der Soll-Ist-Vergleich
Wir sichten die übermittelten Unterlagen und stellen sie den Normanforderungen gegenüber. Übereinstimmungen, Feststellungen und Lücken halten wir Normpunkt für Normpunkt in der Auditcheckliste fest und fassen sie anschließend im Bericht zusammen.
Wir bewerten dabei nicht nur, ob ein Dokument existiert, sondern ob sein Inhalt die Normanforderung tatsächlich erfüllt. Ein vorhandenes Handbuch ist kein Nachweis, wenn es die geforderte Regelung nicht enthält.
4. Gemeinsame Besprechung und Projektplanung
Sie erhalten den Bericht, und wir besprechen die Ergebnisse in einem gemeinsamen Termin. Erst danach planen wir das Projekt konkret und fixieren die notwendigen Termine – auf Basis von Fakten statt Annahmen.
Was Sie erhalten
Am Ende der GAP-Analyse liegen Ihnen zwei Dokumente vor:
- Der Bericht zur Ist-Analyse mit der Bewertung pro Normpunkt und den Empfehlungen zur Schließung der Lücken.
- Die ausgewertete Checkliste, in der jedes Ihrer Dokumente dem passenden Normpunkt zugeordnet ist.
Beides ist gleichzeitig die Grundlage für das spätere interne Audit und für den strukturierten Aufbau Ihrer Dokumentation im METRAS Portal. Die Zuordnung Dokument zu Normpunkt, die Sie in der GAP-Analyse einmal erarbeiten, tragen Sie durch das gesamte Akkreditierungsprojekt.
Wann der richtige Zeitpunkt ist
Die GAP-Analyse steht am Anfang. Sinnvoll ist sie in drei Situationen:
- Vor dem Akkreditierungsantrag. Sie wissen dann, wie groß der Weg tatsächlich ist, und planen Aufwand und Termine realistisch.
- Bei einer Normumstellung. Wechselt die zugrunde liegende Norm oder deren Ausgabe, zeigt die Analyse, welche Teile Ihrer Dokumentation Sie anpassen müssen.
- Bei einer Erweiterung des Akkreditierungsumfangs. Neue Verfahren oder Standorte bringen neue Anforderungen mit sich.
Weniger geeignet ist sie, wenn Sie bereits akkreditiert sind und eine konkrete Nichtkonformität beheben müssen. Dann ist ein internes Audit das passende Instrument.
Warum sich der Aufwand rechnet
Eine GAP-Analyse kostet Zeit – im Wesentlichen die Zeit Ihres Teams für das Zusammenstellen der Unterlagen. Dieser Aufwand ist aber nicht verloren: Die ausgefüllte Checkliste ist bereits der erste Baustein Ihrer Dokumentenlenkung.
Der eigentliche Nutzen liegt in der Planungssicherheit. Ein Akkreditierungsprojekt ohne belastbare Ausgangslage plant in zwei Richtungen falsch. Plant es zu knapp, verschiebt sich der Termin gegenüber der Akkreditierungsstelle. Plant es zu großzügig, entsteht Dokumentation, die niemand braucht und die Sie anschließend dauerhaft pflegen müssen. Beide Fehler wirken sich über die gesamte Projektlaufzeit aus.
Fazit
Die GAP-Analyse ist kein Pflichtprogramm, sondern eine Investition in Planungssicherheit. Sie zeigt Ihnen, wo Sie stehen, was Sie behalten können und was tatsächlich fehlt. Damit starten Sie Ihr Akkreditierungsprojekt mit Fakten statt mit Vermutungen – und vermeiden die doppelte Arbeit, die entsteht, wenn niemand den Ausgangspunkt kennt.