Der Jahresbericht an die Akkreditierungsstelle (AkkA): Pflichtdokument mit strategischer Bedeutung

Der Jahresbericht ist für akkreditierte Konformitätsbewertungsstellen weit mehr als eine formale Pflicht. Er ist ein zentrales Instrument der Kommunikation mit der Akkreditierung Austria (AkkA) und bildet die Grundlage für die Planung von Begutachtungen, Witness-Audits und Akkreditierungsentscheidungen. Gleichzeitig bündelt er alle meldepflichtigen Änderungen, die sich im Berichtsjahr ergeben haben.

Dieser Beitrag gibt Ihnen einen strukturierten Überblick:

• welche Inhalte verpflichtend sind,
• welche Änderungen unverzüglich zu melden sind,
• wie sich Jahresbericht und laufende Meldepflichten zueinander verhalten,
• und wo in der Praxis typische Fehler auftreten.

1. Ziel und rechtliche Einordnung des Jahresberichts

Der Jahresbericht basiert auf dem Leitfaden L13 „Jahresberichte“ und konkretisiert die Meldepflichten gemäß § 12 Akkreditierungsgesetz 2012. Ziel ist es, der AkkA in standardisierter, auswertbarer Form alle relevanten Informationen zur akkreditierten Stelle bereitzustellen, um:

• die Risikobewertung der Stelle zu ermöglichen,
• die Begutachtungsplanung effizient vorzubereiten,
• internationale Vorgaben konsistent umzusetzen.

Wichtig: Der Jahresbericht ersetzt keine Einzelmeldungen. Signifikante Änderungen sind unabhängig davon unverzüglich per E-Mail an die AkkA zu melden .

2. Formale Anforderungen: Was häufig unterschätzt wird

Alle Angaben sind:

• vollständig zu machen (die Angabe „keine Änderung“ ist unzulässig),
• standortübergreifend für alle akkreditierten Tätigkeiten zu erfassen,
• in der von der AkkA vorgegebenen Excel-Vorlage (L13) ohne Schreibschutz zu übermitteln.

Die fortlaufende Fortschreibung der Daten (teilweise rückwirkend ab 2014) ist ausdrücklich vorgesehen und reduziert langfristig den Pflegeaufwand – setzt jedoch eine saubere interne Datenbasis voraus.

3. Meldepflichtige Änderungen: unverzüglich UND im Jahresbericht

Ein zentrales Element des Jahresberichts ist die Übersicht aller meldepflichtigen Änderungen. Diese sind tabellarisch und fortlaufend zu dokumentieren. Meldepflichtig sind insbesondere Änderungen mit potenziellen Auswirkungen auf den Akkreditierungsstatus, u. a. :

3.1 Organisation und rechtlicher Status

• Umfirmierungen
• Änderungen der Eigentums- oder Rechtsform
• Insolvenz- oder Ausgleichsverfahren

➡️ Unverzügliche Meldung, Rückmeldung durch die AkkA erforderlich.

3.2 Oberste Leitung und Schlüsselpersonal

• Wechsel der Leitung
• Änderungen bei definierten Schlüsseltätigkeiten

➡️ Ebenfalls unverzüglich meldepflichtig.

3.3 Managementsystem und grundlegende Regelungen

• Umstellung des Managementsystems
• Digitalisierung der Dokumentation

➡️ Meist keine unmittelbare Rückmeldung, Prüfung im nächsten Assessment.

3.4 Ressourcen, Standorte und Akkreditierungsumfang

• Neue oder geschlossene Standorte
• Änderungen bei Personal, Räumlichkeiten, Geräten
• Erweiterungen, Einschränkungen oder Rückziehungen des Akkreditierungsumfangs

➡️ Teilweise mit formeller Reaktion der AkkA verbunden.

💡 Merksatz aus der Praxis:

Alles, was Sie intern als „wesentlich“ einstufen würden, ist in der Regel auch meldepflichtig.

4. Außenstellen und vertraglich gebundene Personen: oft ein Risikofaktor

Ein häufiger Schwerpunkt bei Begutachtungen sind Außenstellen, verbundene Unternehmen und vertraglich gebundene Personen, die Tätigkeiten im Rahmen der Akkreditierung durchführen.

Der Jahresbericht muss hier u. a. enthalten:

• Eigentums- und Vertragsverhältnisse,
• genaue Tätigkeitsbeschreibungen,
• Mitarbeiterzahlen,
• Anzahl ausgestellter Berichte oder Zertifikate.

Diese Informationen sind essenziell für die Witness-Audit-Planung der AkkA und werden erfahrungsgemäß sehr genau geprüft .

5. Fristen und Konsequenzen: der 1. März ist fix

Der Jahresbericht für ein Kalenderjahr ist spätestens bis 1. März des Folgejahres an die AkkA zu übermitteln.

⚠️ Eine verspätete oder unvollständige Übermittlung kann aufsichtsrechtliche Maßnahmen bis hin zur Suspendierung der Akkreditierung nach sich ziehen .

6. Typische Praxisprobleme – und wie METRAS unterstützt

In der Beratungspraxis zeigen sich immer wieder dieselben Herausforderungen:

• Unklare Abgrenzung zwischen sofortiger Meldung und Jahresbericht
• Unvollständige Historien bei Änderungen
• Inkonsistenzen zwischen Managementsystem, Meldungen und Jahresbericht

Die METRAS GmbH unterstützt Sie dabei,

• Ihre Meldepflichten systematisch zu bewerten,
• den Jahresbericht akkreditierungskonform aufzubauen,
• und Risiken frühzeitig zu erkennen – bevor sie im Assessment thematisiert werden.

👉 Unser Tipp: Nutzen Sie den Jahresbericht nicht als Pflichtübung, sondern als aktives Steuerungsinstrument Ihrer Akkreditierung.

Interesse an einer fachlichen Einschätzung?

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Änderungen korrekt gemeldet wurden oder wie Ihr Jahresbericht aus Sicht der Akkreditierungsstelle wirkt, sprechen Sie mit unseren Expert:innen. Ein strukturiertes Erstgespräch schafft Klarheit und vermeidet unnötige Rückfragen im Begutachtungsprozess.