Sicherheit durch professionelles Lieferantenmanagement

Audit-Sicherheit durch professionelles Lieferantenmanagement

Labore arbeiten heute nicht isoliert. Sie sind auf zahlreiche externe Produkte und Dienstleistungen angewiesen – von Kalibrierungen über Referenzmaterialien bis hin zu Instandhaltungsservices oder externen Audits.

Doch genau hier liegt eine der größten Herausforderungen: Auch wenn Leistungen ausgelagert werden, bleibt die Verantwortung immer beim Labor. Fehlende Dokumentation, unklare Kriterien oder schlecht gewählte Anbieter führen regelmäßig zu Auditabweichungen.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• warum extern bereitgestellte Leistungen so kritisch sind,
• wie Sie externe Anbieter bewerten und dokumentieren,
• welche Rolle die Unterauftragsvergabe spielt,
• und wie digitale Lösungen wie das METRAS-Portal Sie unterstützen können.

Warum externe Leistungen für Labore kritisch sind

Ob Hilfsstoffe, Referenzmaterialien oder externe Kalibrierungen: Externe Produkte und Dienstleistungen haben unmittelbaren Einfluss auf die Qualität der Laborergebnisse.

Fehlerhafte Materialien oder unzureichende Serviceleistungen können gravierende Folgen haben:

• Ergebnisse verlieren ihre Zuverlässigkeit
• Auditor:innen beanstanden fehlende Nachweise
• Die Akkreditierung wird gefährdet

Ein strukturiertes Lieferantenmanagement ist deshalb unverzichtbar.

Anforderungen an externe Produkte und Dienstleistungen

Labore müssen sicherstellen, dass nur solche Produkte und Dienstleistungen genutzt werden, die geeignet und qualitätsgesichert sind. Das betrifft alle Bereiche:

• Produkte: Normale, Referenzmaterialien, Verbrauchsmaterialien, Geräte
• Dienstleistungen: Kalibrierungen, Probenahmen, Eignungsprüfungen, Instandhaltungen, externe Audits

Damit ein Anbieter freigegeben werden kann, braucht es klare Kriterien. Typische Beispiele:

• Welche Genauigkeit muss ein Referenzmaterial aufweisen?
• Muss der Anbieter akkreditiert sein?
• Welche Qualifikation muss das eingesetzte Personal besitzen?

Lieferantenbewertung im Labor – so gelingt die Umsetzung

Damit ein Audit nicht an unklaren Prozessen scheitert, benötigen Labore ein festgelegtes Verfahren zur Bewertung und Dokumentation externer Anbieter.

Dazu gehören:

1. Festlegung der Anforderungen – technische Spezifikationen, Normbezug, Personalqualifikation.
2. Bewertung und Auswahl – Nachweise prüfen (Akkreditierungsurkunden, Zertifikate, Leistungsbeschreibungen).
3. Überwachung und Neubewertung – regelmäßige Kontrolle, ob die Leistung den Erwartungen entspricht.
4. Nachweisführung – Dokumentation aller Schritte, sodass jede Entscheidung nachvollziehbar ist.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie standardisierte Formulare oder digitale Tools. Bewertungen sollten nie nur mündlich erfolgen – Auditor:innen erwarten belastbare Aufzeichnungen.

Kommunikation mit Lieferanten – klare Anforderungen statt Missverständnisse

Viele Abweichungen entstehen, weil Anforderungen an externe Anbieter nicht eindeutig kommuniziert werden. Labore sollten schriftlich festlegen, was genau erwartet wird.

Das umfasst:

• Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen,
• Annahmekriterien (z. B. Messunsicherheit, Haltbarkeit, Normkonformität),
• Kompetenzanforderungen an das Personal,
• besondere Tätigkeiten wie die Teilnahme des Kunden an einer Probenahme.

Praxis-Tipp: Klare Vereinbarungen in Form von Bestellungen, Rahmenverträgen oder Service-Level-Agreements helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Unterauftragsvergabe im Labor – besondere Risiken vermeiden

Eine besondere Herausforderung ist die Unterauftragsvergabe. Dabei gibt ein Labor ganze Aufträge oder Teilaufgaben an externe Stellen weiter.

Beispiele:

• Ein medizinisches Labor vergibt Spezialanalysen an ein Partnerlabor.
• Eine Prüfstelle lagert zerstörende Prüfungen aus, die intern nicht möglich sind.
• Ein Kalibrierlabor arbeitet mit einem hochspezialisierten Anbieter für Referenzmessungen zusammen.

Die Verantwortung bleibt immer beim beauftragenden Labor. Typische Anforderungen:

• Der Kunde muss informiert werden, wenn Leistungen untervergeben werden.
• Der Subunternehmer muss dieselben Qualitätsstandards erfüllen wie das beauftragende Labor.
• Auch hier gilt: Auswahl, Bewertung und Überwachung sind Pflicht.
• Die Zustimmung des Kunden sollte immer schriftlich vorliegen.

Praxis-Tipp: Legen Sie Unteraufträge gesondert in Ihrer Lieferantendatenbank an, inklusive Kundenzustimmung und Qualitätsanforderungen.

Typische Fehler, die zu Auditabweichungen führen

Viele Abweichungen im Bereich externer Leistungen wiederholen sich:

• unvollständige Lieferantenlisten (kleine Anbieter wie Wartungsfirmen werden oft vergessen),
• fehlende Neubewertung von Anbietern,
• Auswahlentscheidungen ohne klare Kriterien,
• Dokumentationslücken,
• Unterauftragsvergaben ohne Kundenzustimmung.

Wer diese Fehler kennt, kann sie vermeiden und sein Labor audit-sicher aufstellen.

Digitale Lösungen für Lieferantenmanagement und Unterauftragsvergabe

Manuelle Excel-Listen oder verstreute Dokumente sind fehleranfällig. Digitale Systeme bieten klare Vorteile:

• Zentrale Datenbank – alle Anbieter und Subunternehmer an einem Ort.
• Standardisierte Bewertungskriterien – Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
• Audit-sichere Dokumentation – Entscheidungen und Nachweise revisionssicher gespeichert.
• Automatische Erinnerungen – rechtzeitige Neubewertungen und Vertragsprüfungen.
• Reporting-Funktionen – schnelle Übersicht für Auditor:innen.

Umsetzung im METRAS-Portal

Das METRAS-Portal (Akkreditierungssoftware) bietet genau diese Funktionen:

• Strukturierte Lieferanten- und Subunternehmerverwaltung,
• Bewertungs- und Überwachungsfunktionen mit klaren Kriterien,
• revisionssichere Dokumentation,
• einfache Berichte für Audits,
• Erinnerungen an fällige Neubewertungen,
• eigene Rubrik für Unteraufträge mit Kundenzustimmung.

Damit sparen Labore Zeit, vermeiden Fehler und sind jederzeit auditbereit.

Fazit: Externe Leistungen sicher managen

Extern bereitgestellte Produkte, Dienstleistungen und Unteraufträge sind unverzichtbar – aber auch risikobehaftet. Labore, die ihre Lieferantenbewertung professionell strukturieren, profitieren von mehr Sicherheit, weniger Auditabweichungen und einem klaren Wettbewerbsvorteil.

Die wichtigsten Punkte:

• Nur geeignete Produkte und Dienstleistungen einsetzen.
• Anbieter regelmäßig bewerten, überwachen und dokumentieren.
• Anforderungen klar kommunizieren.
• Unterauftragsvergabe mit Kundenzustimmung und strengen Kriterien regeln.