5 Tipps zur erfolgreichen Managementbewertung

Wie man eine Managementbewertung erfolgreich durchführt

Der Aufbau eines Managementsystems ist die zentrale Normanforderung und ein wichtiger Schritt, um die Strukturen eines Unternehmens nachhaltig zu optimieren. Damit die positive Entwicklung gelingt, ist es notwendig, das Managementsystem in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. An diesem Punkt kommt die Managementbewertung ins Spiel.

Ob Sie es Management-Review, Managementbewertung oder QM-Bewertung nennen, spielt keine Rolle. Denn die Begriffe können Sie synonym verwenden. Aber auf die Managementbewertung zu verzichten, das können Sie nicht, ohne Ihre Akkreditierung zu gefährden.

Die Durchführung einer Managementbewertung ist für viele Konformitätsbewertungsstellen eine große Herausforderung. METRAS GmbH hat das Ziel, mit dem Coaching zur Durchführung einer Managementbewertung, alle Leiter und Leiterinnen von Prüfstellen, Inspektionsstellen und medizinischen Labore einfach und sicher zur Akkreditierung zu bringen. Denn wir sind der Meinung, dass eine erfolgreiche Akkreditierung nur mit einem gut geführten Managementsystem möglich ist.

1. Wie führt man eine erfolgreiche Managementbewertung durch?

In Kapitel 8.2 ist gefordert, dass die Leitung grundsätzliche Regelungen und Ziele für die Erfüllung des Zwecks der Akkreditierungsnormen einführen, dokumentieren und aufrechterhalten und sicherstellen muss. Weiters ist sie dafür verantwortlich, dass die grundsätzlichen Regelungen und Ziele anerkannt und auf allen Ebenen der Organisation umgesetzt werden.

Diese grundlegende Normforderung ist gleichzeitig auch die Basis für die Managementbewertung.

Die Leitung muss das Managementsystem in geplanten Abständen überprüfen, um dessen kontinuierliche Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit im Bezug auf die Erfüllung der Akkreditierungsnormen sowie der selbst festgelegten grundsätzlichen Regelungen und Ziele sicherzustellen.

Mit der Managementbewertung sollen im Grunde folgende vier Fragen beantwortet werden:

• Wurden die geplanten Ziele erreicht?
• Hat das Managementsystem zur Erreichung der Ziele beigetragen?
• Wurden die im vergangenen Management Review festgelegten Maßnahmen durchgeführt und waren sie erfolgreich (wirksam)?
• Welche Verbesserungen sind möglich?

Doch nicht nur die Wirksamkeit des Systems kann mit dem Managementreview überprüft werden. Auch können auf diese Weise Schwachstellen sichtbar gemacht werden. Das Unternehmen hat dann die Chance, rechtzeitig geeignete Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten. Zu guter Letzt dient die Managementbewertung dazu, neue Ziele für das kommende Jahr festzulegen bzw. die Erreichung der bisherigen Qualitätsziele erneut auf die Agenda zu setzen.

2. Welche Schritte sind notwendig?

In einer ausführlichen Managementbewertung werden zahlreiche Informationen berücksichtigt. Umso wichtiger ist es daher, die Managementbewertung gewissenhaft vorzubereiten und für das Vorhandensein und die Aktualität der benötigten Informationen Sorge zu tragen.

Die Normvorgaben der Akkreditierungsnormen ISO/IEC 17020, 17025 und 15189 liefern dafür wichtige Vorgaben. Diese müssen nach Möglichkeit alle in der Managementbewertung behandelt werden.

Werden neue Ziele im Bericht definiert, müssen Verantwortliche ernannt und Termine geplant werden, die die Messbarkeit und Transparenz der Maßnahmen gewährleisten.

Folgende 5 Schritte haben sich bewährt:

1. Zahlen, Daten und Fakten sammeln und aufbereiten
2. Gesammelte und aufbereitete Informationen den Erwartungen und internen Zielen gegenüberstellen
3. Erkenntnisse aus der Gegenüberstellung reflektieren und aufzeichnen
4. Die Ergebnisse bewerten
5. Neue Ziele definieren oder die alten Ziele anpassen

3. Wie sollte man vorgehen?

Nicht der Qualitätsmanagement-Beauftragte sollte die Managementbewertung durchführen, sondern die Leitung des Unternehmens oder der Konformitätsbewertungsstelle. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Qualitätsmanagement-Beauftragte beeinflusst wird und man dem Management-Review seine kritische Selbstreflexion nimmt.

Allerdings spricht nichts dagegen, dass der QM-Beauftragte der obersten Leitung unter die Arme greift und die benötigten Informationen (Zahlen, Daten und Fakten) für den Bericht liefert.

Die Leitung benötigt nachfolgende Informationen, um das eigene System zu bewerten und über die notwendigen Maßnahmen entscheiden zu können.

Externe Informationsquellen:

• Neue und geänderte regulatorische (Gesetze, Normen, Leitfäden) Anforderungen
• Kundenrückmeldungen einschließlich Kundenbeschwerden bzw. Einsprüche
• Informationen über die Lieferanten
• Auditberichte der Akkreditierungsstelle

Interne Informationsquellen

• Korrekturmaßnahmen einschließlich der Maßnahmen als Folge interner und externer Audits
• Vorbeugemaßnahmen
• Empfehlungen, die aus dem internen Vorschlagswesen und aus internen und externen Audits stammen
• In der vorherigen Managementbewertung festgelegte Maßnahmen
• Erkenntnisse aus Weiterbildungen
• Ergebnisse der Sicherstellung der Validität der Ergebnisse (Qualitätssicherung)
• Ergebnisse von Eignungsprüfungen
• Ergebnisse von Lieferantenbewertungen
• Interne Änderungen
  • Organisation und Struktur
  • Managementsystem
  • Akkreditierungsumfang und Dienstleistungsangebot
  • Zu- und Abgänge von Mitarbeitenden
  • Neue Standorte
  • Grundlegende Ziele und Regelungen

Die besten Ergebnisse werden erreicht, wenn alle Verantwortlichen die Managementbewertung durchführen. Dadurch wird eine vielfältige Sicht auf die Themen gewährleistet und damit ein objektives Ergebnis sicher gestellt. Gönnen Sie Ihrem Team eine Klausur ausserhalb der gewohnten Umgebung. Sie werden sehen, dass die Ergebnisse sehr überraschen werden.

Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen aber auch Entscheidungen und Maßnahmen mindestens zu Folgendem enthalten:

• Wirksamkeit des Managementsystems und seiner Prozesse (Zielerreichung)
• Verbesserung der Dienstleistungen (Prüfung, Inspektion, Probenahme, Analyse)
• Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen (Zeit, Geld, Infrastruktur, Personal Etc.)
• Erforderliche Änderungen (Aufzeigen von Schwächen, Fehlern und Verbesserungsbedarf)

Damit ist nicht gemeint, dass Maßnahmen um jeden Preis gesetzt werden müssen, auch gilt soviel wie nötig und sowenig wie möglich.

Die Bewertung des Managementsystems kann einige Änderungen mit sich bringen, vor allem, wenn nicht alles wie geplant läuft. In jedem Fall sollen die Mitarbeiter über den Ausgang und die Maßnahmen informiert werden. Nur wenn Mitarbeiter eingebunden sind, werden die Widerstände gegen Änderungen und neue Ziele minimiert.

Alle Bewertungen, Schlussfolgerungen, Grundlagen, Kriterien, Erkenntnisse müssen schriftlich in einem Bericht festgehalten werden

Der Bericht über die Managementbewertung beinhaltet folgende Beschreibungen:

• der Daten, die in die Managementbewertung eingeflossen sind,
• wer die Managementbewertung wann und wie durchgeführt hat,
• der Erkenntnisse und eine Bewertung dieser Daten und
• der Maßnahmen, die die oberste Leitung für notwendig hält.

Der Managementbericht schließt mit einer abschließenden Bewertung der Wirksamkeit und der Angemessenheit des Managementsystems.

4. Welche Fehler sollten vermieden werden?

Mit der folgenden Fehlerliste teile Ich meine Erfahrungen aus 20 Jahren Audittätigkeit

• Kopieren der letzten Managementbewertung und überschreiben des Datums
• Abhaken der Eingaben aus der Akkreditierungsnorm ohne kritische Auseinandersetzung damit
• Aufzählung der Ziele ohne diese zu bewerten
• Aufzählen der letzten Maßnahmen ohne die Wirksamkeit zu bewerten
• Nur einzelne Maßnahmen werden bewertet aber auf das gesamte System umgelegt
• Bewertung wird von der Leitung unterschrieben ohne Rückschau und Bewertung des Erreichten
• Fehlentwicklungen aufzeigen, aber keine Korrektur- oder Verbesserungs- Maßnahmen setzen
• Änderungsbedarf wird aus Angst vor der nächsten Begutachtung nicht dokumentiert
• Managementbewertung wird nicht ernst genommen und nur als lästiges Übel abgetan
• Es werden viele Maßnahmen definiert, aber keine Ressourcen bereit gestellt
• Verbesserungsmaßnahmen werden nicht weiterverfolgt, sondern bleiben im Bericht “stecken”
• Das grundlegenden Ziele wie die “Validität der Ergebnisse”, die “Kundenorientierung”, der “Risikobasierte Ansatz” wird nicht berücksichtigt

5. Wie können die Ergebnisse genutzt werden?

Die Leitung sollte die Ergebnisse nutzen, um folgende Fragen zu beantworten:

• Wie gut erfüllen wir die Anforderungen unserer Kunden? Was können wir tun, um deren Zufriedenheit zu erhöhen?
• Wie zufrieden sind unsere Mitarbeiter?
• Sind wir mit unseren Lieferanten zufrieden? Wie zufrieden sind diese mit uns?
• Wie konform arbeiten wir mit den normativen und Akkreditierungsanforderungen?
• Ist unsere Firma gut positioniert, gibt es ungenutzte Chancen oder Risiken, die besser beherrscht werden müssen?
• Haben wir uns in der abgelaufenen Periode bezüglich der obigen Punkte verbessert oder verschlechtert?
• Müssen wir Maßnahmen ergreifen und falls ja, welche?

Tipps für effiziente und wirksame Managementbewertungen

Managementbewertungen sind nützlich und können als „Schwungrad“ oder “Motor” des Managementsystems dienen, wenn Sie entsprechend durchgeführt werden. Dabei gilt es einige Dinge zu beachten – hier meine top 3 Tipps:

1. Management Reviews sind Aufgabe der Leitung und nicht des Qualitätsmanagementbeauftragten. Der QMB kann in diesem Zusammenhang die oberste Leitung unterstützen und Informationen für das Review liefern. Wenn der QMB die Bewertung selber durchführt und sie sich nur von der obersten Leitung unterschreiben lässt, dann hat dieses Management Review sein Ziel verfehlt.
2. Management Reviews müssen gut vorbereitet sein. Die dafür notwendigen Informationen müssen vorliegen und aktuell sein. Es ist empfehlenswert sich dabei eng an die Normvorgaben zu halten, diese ggf. zu erweitern und auf keinen Fall Punkte daraus zu streichen.
3. Bei einzuleitenden Maßnahmen ist darauf zu achten, dass Verantwortlichkeiten und Termine dafür definiert werden, um deren Messbarkeit und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Die Durchführung einer Managementbewertung ist sicherlich eine große Herausforderung, aber mit der Durchführung einer Managementbewertung kommen sie einfach und sicher zur Akkreditierung. Denn eine erfolgreiche Akkreditierung ist nur mit einem guten Managementsystem möglich.