Endlich Meetings, die tatsächlich etwas bringen
Wir wissen alle, wie wichtig der erste persönliche Eindruck ist – und was dabei alles schiefgehen kann. Aber haben Sie jemals darüber nachgedacht, welchen ersten Eindruck die Teilnehmer von Ihren Meetings haben und was dabei alles schief gehen kann?
10 Anzeichen für schlechte Meetings:
- Definieren Sie Ihre Kommunikationsprozesse nicht
- Planen Sie Meetings nicht rechtzeitig
- Verzichten Sie auf eine klare Agenda
- Kommunizieren Sie nicht oder in letzter Minute Wer, Wann, Wo teilnehmen soll
- Lassen Sie Unterbrechungen, wie Telefonate oder Nebengespräche zu.
- Lassen Sie Monologe zu, speziell zu Themen die nicht auf der Agenda stehen
- Beginnen und Beenden Sie das Meeting nicht zum vereinbarten Zeitpunkt
- Verzichten Sie auf das Protokoll
- Definieren Sie keine Aufgaben mit Fälligkeiten und Verantwortungen
- Bereiten Sie die Besprechung nicht nach und prüfen Sie nicht, ob die Aufgaben auch erledigt werden.
Der persönliche Austausch ist immens wichtig, nicht nur für den Informationstransfer sondern auch für das soziale Klima im Unternehmen. Umso wichtiger ist die gemeinsame Zeit auch effizient und effektiv zu nutzen.
Wenn Sie die Produktivität Ihrer Meetings steigern wollen, sollten Sie größten Wert auf einen gut umgesetzten internen Kommunikationsprozess legen.
Planung und Vorbereitung
- Definieren Sie Ihre Kommunikationsprozesse
- Planen Sie Meetings rechtzeitig
- Schreiben Sie auf eine klare Agenda
- Kommunizieren Sie Wer, Wann, Wo teilnehmen soll
Durchführung
- Lassen Sie keine Unterbrechungen, wie Telefonate oder Nebengespräche zu.
- Lassen Sie keine Monologe zu, speziell zu Themen die nicht auf der Agenda stehen
- Beginnen und Beenden Sie das Meeting zum vereinbarten Zeitpunkt
- Definieren Sie Aufgaben mit Fälligkeiten und Verantwortungen
- Schreiben und versenden Sie ein Protokoll
Machen Sie den Zweck der Besprechung klar. Es ist erstaunlich, wie viel Zeit in Sitzungen verloren geht, weil niemand weiß, warum sie stattfindet. Denken Sie daran, den Zweck der Sitzung in der Vorankündigung zu nennen und zu Beginn der Sitzung zu wiederholen.
Erklären Sie, welches Ziel Sie mit den Agenda-Themen verfolgen. Die Punkte auf der Tagesordnung sollten sich in jeder Sitzung von regelmäßigen Meetings ähneln. Beispielsweise sind die Punkte: Verbesserungen, Abweichungen, Risiken & Chancen, Kundenfeedback geeignet immer wieder abzufragen. Unterscheiden Sie zwischen Ideenfindung und Entscheidungen.
Wiederholen Sie alle wichtigen Grundregeln. Zu viele Teams machen sich die Mühe, Regeln festzulegen, nur um dann nie wieder darüber zu sprechen. Übertreiben Sie es nicht, sondern wählen sie nur eine Regel aus, die für die Diskussion besonders relevant ist.
Vermeiden Sie stille Post und unnötige Konflikte. Bitten Sie darum, dass Probleme in der Besprechung und nicht danach angesprochen werden.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie an zu vielen Meetings teilnehmen. Es ist noch wahrscheinlicher, dass Sie an zu vielen schlechten Meetings teilnehmen. Wenn Sie die Sitzung leiten, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einen guten ersten Eindruck hinterlässt. Das erreichen Sie, in dem Sie deutlich machen, warum sich die Teilnehmenden in diesem Meeting befinden. Betonen Sie dabei, wie wichtig Gedankenvielfalt ist und welche Beiträge erwünscht sind. Wenn Sie das tun, werden die Teilnehmenden mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit mit mehr Elan in Ihre Besprechungen kommen und die Resultate deutlich mehr Gewinn bringen.