6 Schritte zur Akkreditierung Teil 6: Pflichten und Änderungen für akkreditierte Stellen

Mit dem Erhalt der Akkreditierung gehen Pflichten einher, die Sie unbedingt berücksichtigen müssen: Das betrifft sowohl die korrekte Verwendung des Akkreditierungszeichens auf all Ihren Dokumenten und (digitalen) Veröffentlichungen bzw. Werbemitteln, als auch die Meldung signifikanter Veränderungen innerhalb Ihres akkreditierten Unternehmens. Wie in Teil 5 „Überwachung und Wiederbegutachtung“ erklärt, sind auch notwendige Korrekturmaßnahmen unter Ihre Pflichten zu reihen. Diese Verpflichtungen müssen Sie in den Ablauf Ihrer Konformitätsbewertungsstelle einplanen.

1. Die korrekte Verwendung des Akkreditierungszeichen

Akkreditierte Unternehmen haben auf Berichten, die im Umfang der gewährten Akkreditierung ausgestellt werden, das Akkreditierungszeichen zu führen. Es darf zu keiner Fehlinterpretation in Art und Umfang kommen. Ausnahme: Ergebnisberichte, die von akkreditierten Methoden unabhängig entstehen. Wichtig ist der Hinweis, dass ausschließlich die akkreditierte Stelle für den Inhalt des Berichtes verantwortlich ist. Ergebnisse außerhalb der vergebenen Akkreditierung sind separat zu kennzeichnen.

Auf Angeboten oder Kostenvoranschlägen wird das Akkreditierungszeichen nur angeführt, wenn tatsächlich eine akkreditierte Tätigkeit ausgeführt wird. Andere Leistungen müssen deutlich anders gekennzeichnet werden.

Grafik und Wording

Für die grafische Darstellung ist zu beachten, dass das Akkreditierungszeichen nicht in Form u. Farbe verändert, jedoch proportional vergrößert oder verkleinert werden darf (bis auf mind. 15 x 15 mm).

Im elektronischen Datenverkehr, z.B. in öffentlich gemachten Schriftstücken und auf Websites wird das Zeichen nur mit unmissverständlichem Bezug zu akkreditierten Tätigkeiten verwendet. Hier gelten für die grafische Darstellung die Vorgaben wie oben. Das Logo ist nur im geschützten .pdf-Datei-Format zu verwenden.

Bei Missbrauch wird eine Geldstrafe verhängt oder Ihnen kann sogar die Akkreditierung entzogen werden! Achten Sie bei sämtlichen Veröffentlichungen, in denen die Akkreditierung  erwähnt wird, darauf einen entsprechenden Hinweis anzuführen. Beispielsweise für eine Inspektionsstelle:

„Die Inspektionsstelle ist seit xxxx gemäß ISO EC 17020 als Inspektionsstelle mit der ID – Nummer PSID xxxx von der Akkreditierung Austria akkreditiert. Der Akkreditierungsumfang ist auf der Homepage der Akkreditierung Austria veröffentlicht.“

Europaweite Gültigkeit und Verpflichtungen

Außerdem sind mit der Verleihung der Akkreditierung die zutreffenden Normen und Leitfäden der EA (Europäischen Kooperation für die Akkreditierung) unbedingt zu erfüllen! Zwar sind diese Leitfäden in der Dokumentation Ihres Managementsystems bereits eingeflossen, aber veröffentlichte Änderungen sind regelmäßig zu bewerten und umzusetzen.

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2. Korrekturmaßnahmen umsetzen und Änderungen melden

Jedes akkreditierte Unternehmen hat in der Frist von 8 Wochen, beginnend vom letzten Tag der Begutachtung , die erforderlichen Korrekturmaßnahmen die bei einer Begutachtung festgestellt werden, umzusetzen und die geeigneten Nachweise hierüber unmittelbar dem Sachverständigen-Team zu übermitteln.

In der Folge eine Liste mit signifikanten Änderungen im Rahmen der Akkreditierung, über die man die Akkreditierungsstelle nach Ausstellung des Akkreditierungszeichens unverzüglich schriftlich (per E-Mail) zu unterrichten hat:

• der rechtliche, wirtschaftliche bzw. organisatorische Status ändert sich. (z.B. aus der OG wird eine GmbH)
• die oberste Leitung oder sonstiges Schlüsselpersonal wechselt.
• grundsätzliche (neue) Regelungen
• Ressourcen- oder Standortveränderungen (Umzüge etc.)
• der Akkreditierungsumfang selbst. (z.B. Probeverfahren kommen hinzu)
• sonstigen Angelegenheiten mit Auswirkungen auf die Konformitätsbewertungsstelle.

3. Eignungsprüfungen und Offenlegungspflicht

Akkreditierte Unternehmen sind verpflichtet, an von der Akkreditierungsstelle veranlassten oder angeordneten Eignungsprüfungen auf eigene Kosten teilzunehmen, wobei bereits durchgeführte Vergleichs- oder Eignungsprüfungen entsprechend berücksichtigt werden.

Der beauftragte Sachverständige hat auf Anfrage Einblick in alle Dokumente und die Arbeitsweise des Unternehmens, außerdem Zutritt (ohne unnötigen Aufschub) zum Standort. Ihm ist verpflichtend Auskunft zu erteilen!

Wer diesen behördlichen Anordnungen nicht oder nur mit ungerechtfertigter Verzögerung nachkommt, kann mit einer Geldstrafe bis zu 10.000 Euro bestraft werden. Daher achten Sie genau auf Fristen bei planmäßigen Begutachtungen, die Ihnen mittels Bescheid zugestellt werden!

Akkreditierte Unternehmen haben außerdem einen Jahresbericht zu verfassen und diesen der Akkreditierungsstelle bis spätestens 1. März des Folgejahres vorzulegen. Eine entsprechende Vorlage finden Sie auf der Homepage der Akkreditierungsstelle.

Achten Sie neben der Archivierung der Jahresberichte auch auf die allgemeine Pflicht jene Aufzeichnungen, die zur Nachvollziehbarkeit und Schlüssigkeit der ausgestellten Berichte und Zertifikate dienen, für zehn Jahre aufzubewahren.

4. Versicherung abschließen!

Essenziell ist die Verpflichtung zum Abschluss einer Versicherung in einer Art und einem Ausmaß, wie sie im redlichen Geschäftsverkehr üblich ist. Treffen Sie Vorsorge, dass Schadensersatzpflichten im Zusammenhang mit Ihrer akkreditierten Tätigkeit befriedigt werden können. Die Mindesthöhe der Deckungssummen der Haftpflicht-Polizze für Personen-, Sach- und Vermögensschäden wird durch die Akkreditierungsstelle festgelegt.

5. Freiwilliges Aussetzen bzw. Entzug der Akkreditierung

Auf Anfrage kann jedes akkreditierte Unternehmen seine Akkreditierung für sechs Monate aussetzen. Das könnte notwendig sein, wenn auf Grund eines Standortwechsels oder Bautätigkeit, bzw. längerer Abwesenheit von leitenden Personen, eine planmäßige Begutachtung nicht durchgeführt oder die akkreditierte Tätigkeit nicht ausgeübt werden kann.

Eine unfreiwillige zeitweilige Aussetzung bzw. der Entzug der Akkreditierung kommt zum Glück selten vor, aber das passiert, wenn Sie bewusst den behördlichen Anordnungen nicht nachkommen, obige Pflichten nicht erfüllt haben, Fristen nicht einhalten oder das Akkreditierungszeichen missbräuchlich verwenden.

Wir helfen Ihnen, damit Sie den Überblick auch nach dem eigentlichen Akkreditierungsprozess nicht verlieren und Ihren Pflichten fristgerecht nachkommen.

Quellen:

• Alle Pflichten sind dem Bundesgesetz über die Akkreditierung von Konformitätsbewertungsstellen (Akkreditierungsgesetz 2012 – AkkG 2012) entnommen.
• Leitfaden 13
• Leitfaden 26