Januar 20, 2022
6 Schritte zur Akkreditierung Teil 5: Überwachung
Eine Akkreditierung wird nach der Erteilung in der Überwachungsphase streng überprüft. In diesen sogenannten Überwachungsbegutachtungen wird sichergestellt, dass eine bereits akkreditierte Stelle die Anforderungen weiterhin erfüllt, bzw. fachlich kompetent auftritt. Das ist ein erprobter Ablauf, bei dem es selten zu Problemen kommt, wenn man darauf vorbereitet ist.
Aber die Akkreditierungsstelle hat auch das Recht bei Vorliegen wichtiger Gründe (wie insbesondere Strafanzeigen, schriftliche Beschwerden, begründeter Verdacht des Vorliegens von Entziehungsgründen) die akkreditierte Konformitätsbewertungsstelle jederzeit einer Überwachung zu unterziehen. Die Kosten dafür sind von der Konformitätsbewertungsstelle selbst zu tragen, es sei denn, dass bei der Überwachung keine Mängel festgestellt wurden; in diesem Fall sind die Verfahrenskosten von der Akkreditierungsstelle zu tragen.
Ablauf der Überwachungsbegutachtungen
Bei bereits akkreditierte Prüf- und Kalibrierstellen, Inspektionsstellen sowie medizinische Labors wird ein, meist etwas verkürzter Begutachtungsprozess angewandt, da viele Normpunkte schon bei der Erstbegutachtung auditiert wurden.
Speziell bei Inspektionsstellen: Das Begutachter-Team stellt fest in welchen Fachgebieten noch keine Witness-Begutachtung durchgeführt wurden, um darauf aufbauend bevorzugt in noch nicht „gewitnessten“ Fachgebiete eine Begutachtung durchzuführen. Sollten bereits alle Fachgebiete zumindest einmal im Akkreditierungszyklus „gewitnesst“ worden sein, versucht man keine bereits zuvor begutachteten Personen (Kunden oder Personal) erneut auszuwählen, um Wiederholungsergebnisse zu vermeiden.
Die Akkreditierungsstelle fragt ca. 6 Monate vor Fälligkeit der Wiederholungsbegutachtung bei der akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle per E-Mail an, ob sie ihre Akkreditierung aufrechterhalten möchte. Als Beilage wird der Akkreditierungsumfang übermittelt. Innerhalb von 14 Tagen muss die Konformitätsbewertungsstelle darauf reagieren und ihre Zustimmung mit der Übermittlung des Akkreditierungsumfangs (= Scope) geben. Wie bei der Erstbegutachtung werden wieder Sachverständige, Technische Experten und Qualitätsmanagementexperten dafür bestellt, die etwa 3 – 4 Wochen später in Ihrem Unternehmen erscheinen. Zur Vorbereitung hilfreich: Entsprechende Vorort Termine für Probenahme- oder Inspektions- Verfahren werden schon vorher vereinbart.
Unterlagen
Bei Wiederholungs- oder Überwachungsbegutachtungen werden den Sachverständigen folgende Unterlagen vorab von der Akkreditierungsstelle zur Verfügung gestellt:
- Bericht der letzten Begutachtung
- Behobene Nichtkonformitäten der letzten Begutachtung
- Verfahrensbeurteilungen der letzten Begutachtung
- Jahresbericht der Konformitätsbewertungsstelle
- Änderungsmeldungen der Konformitätsbewertungsstelle
- bei Kalibrierlaboratorien, Prüf- und Inspektionsstellen: durchgeführte vorgeschriebene Eignungsprüfungen
Ergebnisse
Nach der Begutachtung werden wie im Erstakkreditierungs-Verfahren die Ergebnisse mit dem Leiter oder dem dafür Verantwortlichen besprochen. Auch hier gibt es beim Hinweis auf Nonkonformitäten wieder die Frist der Umsetzung von 8 Wochen (gerechnet vom letzten Tag der Begutachtung). Werden allerdings bei den Überwachungsbegutachtungen Mängel festgestellt, die nicht durch Korrekturmaßnahmen beseitigt werden können, entscheidet der Akkreditierungsausschuss (AkA) über das weitere Vorgehen. Die Entscheidung kann zu einer Einschränkung, Aussetzung oder Aufhebung der Akkreditierung führen.
Wenn alles gut verläuft, ist das Procedere sehr ähnlich der Erstbegutachtung. Die Begutachter können dann folgend entscheiden: Entweder wird nur die Aufrechterhaltung der Akkreditierung im gewährten Umfang empfohlen, oder es kommt gleichzeitig zur zusätzlichen Aufnahme der eventuell beantragten Erweiterung(en). Diese kann durch das Sachverständigen-Team aber auch erst nach Durchführung und positiver Beurteilung einer Verfahrens-Begutachtung ergehen.
Wichtig: Die von den Sachverständigen verfassten Ergebnisse von Begutachtungen haben immer nur empfehlenden Charakter. Die letztendliche Entscheidung, ob diesen Empfehlungen Folge geleistet wird, hat im Zuge von Überwachungs-Begutachtungen letztlich die Akkreditierungsstelle.
Überwachungs-Zyklen
Österreich
Ausgehend von der Erstakkreditierung (EA), werden zumindest drei Office (vor Ort)- Begutachtungen in einem Intervall von 10 Monaten, 30 Monaten und 50 Monaten nach der Ausstellung der Akkreditierungsurkunde durchgeführt.
Deutschland
Hier werden die Intervalle, in denen Überwachungsbegutachtungen stattfinden, für jede Akkreditierungsaktivität individuell festgelegt. Die Begutachtungsplanung trägt so den akkreditierten Tätigkeiten der Konformitätsbewertungsstelle, ihrer Komplexität und insbesondere ihrer Stabilität Rechnung.
Sie haben Ihre Akkreditierung bereits in Ihrem Unternehmen umgesetzt? Gratulation! Wir bereiten Sie auf die nächste Überwachungsbegutachtung vor.